Jak se ptát
Jak napsat zadání, aby asistent udělal to, co chcete – a co dělat, když výsledek neodpovídá.
Asistent není vyhledávání. Nehledá v zadání klíčová slova, ale snaží se pochopit záměr a splnit ho – i několika kroky za sebou. Proto se vyplatí formulovat zadání běžnou větou, ne jako dotaz do vyhledávače.
Základní pravidlo se dá říct jednou větou: napište, čeho chcete dosáhnout, ne jaké funkce má použít.
Co se v zadání vyplatí říct
Hotový stav, ne postup. „Chci vidět zakázky po termínu“ místo „vyfiltruj sloupec Termín“.
Za jaké období, které stavy, čí záznamy. Co neřeknete, si domyslí.
Připnutím tabulky mu ušetříte hledání. Bez něj si ji najde sám.
Špatně a lépe
| Neúplné zadání | Doplněné zadání |
|---|---|
| Kolik máme zakázek? | Kolik zakázek jsme letos uzavřeli a jaká je jejich celková hodnota? |
| Vytvoř tabulku na školení. | Založ agendu na evidenci školení: u každého název, lektor, datum konání a účastníci z tabulky Zaměstnanci. |
| Doplň chybějící termíny u zakázek. | U zakázek se stavem Hotovo, kde chybí datum dokončení, doplň datum poslední změny. |
| Vyfiltruj faktury podle splatnosti. | Najdi faktury po splatnosti o víc než 30 dní a seřaď je od nejstarší. |
| Udělej report z prodejů. | Udělej PDF report za druhé pololetí: obrat po měsících, deset největších zákazníků a graf vývoje. |
V pravém sloupci nepřibylo nic technického. Přibylo období, stav, které údaje vás zajímají a v jaké podobě výsledek chcete – tedy věci, které víte jen vy.
Levý sloupec není chyba. Asistent si s ním poradí, ale buď se doptá, nebo si chybějící podmínku domyslí sám. Doplněné zadání ho dovede k výsledku napoprvé a stojí míň kreditů.
Velké zadání naráz
Úkol nemusíte dělit na drobné kroky. Asistent si postup naplánuje a odpracuje sám, i když je v zadání kroků deset – zvládne projít několik tabulek, něco spočítat, podle výsledku založit sloupec, naplnit ho a postavit nad tím pohled. To všechno z jedné věty.
Napište například:
Projdi Zakázky a Poptávky, najdi zákazníky, kteří u nás mají otevřenou zakázku i novou poptávku, přidej k nim sloupec s celkovou hodnotou obojího a udělej mi pohled seřazený od největší.
Rozdělit to na kroky je možnost, ne povinnost. Využijete ji, když chcete do práce vidět průběžně nebo si po každém kroku ověřit výsledek – u velké změny v ostrých datech dává smysl. Když jen chcete výsledek, řekněte si o něj celý.
Konverzace si navíc pamatuje, o čem jste se bavili, takže navazovat můžete krátce: „a to samé u Poptávek“.
Osvědčené postupy
Kromě samotného zadání můžete asistentovi říct i to, jak má postupovat. Pár pokynů se vyplatí mít v zásobě.
- Nechte se vyzeptat. Když sami nevíte, co všechno je potřeba rozhodnout, napište: „Než začneš, zeptej se mě na všechno, co potřebuješ vědět.“ Asistent položí otázky s nabídkou možností a počká na odpověď.
- Vyžádejte si nejdřív návrh. U zásahu do ostrých dat pomůže: „Nejdřív mi popiš, jak to chceš udělat, a počkej na moje potvrzení.“ Postup si přečtete dřív, než se cokoliv zapíše.
- Vymezte, čeho se nemá dotknout. „Existující záznamy neměň, jen přidej nový sloupec.“ Hranice je stejně důležitá informace jako cíl.
- Ověřte to na vzorku. U hromadné úpravy si řekněte o „nejdřív to udělej u pěti záznamů, ať se na to podívám“. Když výsledek sedí, pokračujete větou „dobře, dodělej zbytek“.
- Nechte si výsledek zkontrolovat. „Ověř, že se součty shodují s tabulkou Faktury.“ Kontrola je pro asistenta další krok, který umí udělat sám.
- Řekněte, pro koho výstup je. „Report pro vedení, stručně a bez technických detailů.“ Ovlivní to podobu odpovědi i vyrobeného souboru.
- Zeptejte se, z čeho výsledek vznikl. „Ukaž mi záznamy, ze kterých to počítáš.“ V odpovědi dostanete prokliknutelné odkazy a snadno si je projdete.
Jedno téma držte v jedné konverzaci, nové zadání začněte novým chatem. Asistent má díky tomu po ruce, co jste si už řekli, a nemíchá do práce podmínky z něčeho jiného.
Vylepšit
Když nevíte, jak zadání napsat, napište ho jen zhruba a nechte ho přepsat. V nabídce vedle pole je volba Vylepšit, která přepíše váš koncept na jasnější úkol pro DATIFY.
Text v poli se rovnou nahradí. Než ho odešlete, projděte si ho – vylepšení někdy domyslí podmínku, kterou jste nechtěli.
Když se asistent zeptá
Když má zadání víc možných výkladů, asistent se doptá, místo aby hádal. Práci pozastaví a položí jednu až čtyři otázky; u každé nabídne možnosti k výběru a vlastní odpověď napíšete do pole Něco jiného.
Konverzace se přepne do stavu Čeká na vaši odpověď a v něm zůstane, dokud neodpovíte. Po odeslání odpovědí asistent naváže tam, kde přestal, a vaše volby vezme v potaz.
Doptání se nejčastěji týká rozhodnutí, které patří vám: který ze dvou podobně pojmenovaných datových zdrojů myslíte, jestli přepsat už vyplněné hodnoty, za jaké období výsledek chcete. Odpovědět bývá rychlejší než opravovat výsledek postavený na odhadu. Kartu s otázkami a její ovládání popisuje Orientace v okně chatu.
Co je vidět, když pracuje
Průběh práce i tlačítko na její přerušení popisuje Orientace v okně chatu. Pro zadávání z toho plyne jedno: přerušená práce se nevrací zpátky, takže co asistent do té chvíle změnil, zůstává v datech – řeší to Výsledky a změny.
Diktování
Místo psaní můžete zadání nadiktovat. DATIFY z řeči rozpozná i jména vašich tabulek a agend a rovnou z nich udělá kontext – takže „kolik je v úkolech nesplněných“ má úkoly připojené stejně, jako byste je vybrali přes @.
Když se jméno dá pochopit dvěma způsoby, DATIFY raději kontext nepřidá než aby hádal. Před odesláním se proto na řádek podívejte a případně kontext doplňte ručně.
Když odpověď nesedí
- Přeformulujte a pošlete znovu. Nejrychlejší cesta: doplňte, co chybělo, a napište zadání znovu.
- Nechte odpověď vygenerovat znovu přes u zprávy, když si myslíte, že zadání bylo v pořádku.
- Dejte zpětnou vazbu – Nápomocné a Nenápomocné pod odpovědí. Nemění to výsledek, ale pomáhá to asistenta zlepšovat.
- Změny vraťte přes Vrátit poslední změnu, když už zapsal do dat něco, co jste nechtěli. Popisuje to Výsledky a změny.