Když je splněna podmínka
Spouštěč, který hlídá záznamy v tabulce a rozběhne se, jakmile některý začne odpovídat zadané podmínce.
Hlídá tabulku a rozběhne se ve chvíli, kdy se některý záznam změní tak, že začne odpovídat vaší podmínce – třeba když se u zakázky přepne Stav na Ke schválení nebo když se vyplní Termín.
Nastavení
- V bloku Spouštěč vyberte Když je splněna podmínka.
- Zvolte Agendu a Datový zdroj, který se má hlídat.
- V části Podmínky klikněte na Přidat podmínku a složte pravidlo ze sloupce, operátoru a hodnoty.
Podmínky se skládají stejně jako filtr v tabulce – včetně spojek a zároveň a nebo a skupin podmínek. Podrobně je popisuje článek Filtry, řazení a skupiny. Můžete si je i nechat sestavit slovy přes DATIFY AI podmínka.
Aspoň jedna podmínka je povinná; bez ní DATIFY hlásí Chybí alespoň jedna podmínka a automatizaci nezapnete.
Kdy přesně se rozběhne
Spouštěč reaguje na změnu záznamu, ne na jeho stav. Rozběhne se tedy jen tehdy, když někdo se záznamem opravdu pohne a ten po změně odpovídá podmínce. Uložení stejné hodnoty znovu žádnou změnu neudělá a nic se nespustí.
Má to dva důsledky:
- Záznamy, které podmínce odpovídají už ve chvíli zapnutí, se nerozběhnou. Automatizace začíná hlídat od okamžiku, kdy ji zapnete – nedožene, co se stalo předtím.
- Jeden záznam se může rozběhnout opakovaně. Když bude podmínce odpovídat i po další úpravě, pravidlo se spustí znovu.
Podmínky s datem
U podmínky jako „termín je dnes" se záznam nemění – mění se den. Aby se takové pravidlo mělo o co opřít, prochází DATIFY automatizace s datumovou podmínkou navíc jednou denně o půlnoci a spustí je nad záznamy, které podmínce odpovídají.
Pravidlo se tedy ozve krátce po půlnoci toho dne, ne v okamžiku, kdy datum nastane. Každý záznam přitom projde jen jednou: když bude podmínce odpovídat i další den, podruhé se nespustí.
Co spouštěč předá akcím
Akce dostanou záznam, který začal odpovídat podmínce. V jejich polích se pak odkážete na jeho sloupce – u tabulky úkolů třeba Úkoly · Vlastník – a také na Kdo spustil a Kdy bylo spuštěno. Akcí Upravit záznam tentýž záznam rovnou upravíte.
Reference začíná názvem spouštěče, takže se vyplatí pojmenovat ho podle hlídané tabulky; jinak v ní stojí jen typ spouštěče.
Když akce zapíše hodnotu do sloupce, který tentýž spouštěč hlídá, záznam podmínce vyhoví znovu a automatizace se rozběhne podruhé. Podmínku a zapisovaný sloupec proto volte tak, aby se nepřekrývaly.