Vytěžování souborů
Jak z faktur, smluv a dalších dokumentů udělat vyplněné záznamy – čtyřmi cestami podle toho, kde začínáte.
Vytěžování je nejpraktičtější AI funkce v DATIFY: z dokumentu udělá vyplněný záznam. Nahrajete fakturu a v tabulce vznikne řádek s číslem, částkou, dodavatelem i splatností – a s přílohou, ze které to všechno přišlo.
Ať vytěžujete kteroukoli cestou, běží to stejně: DATIFY si z dokumentu nejdřív přečte text a teprve z něj skládá záznam. U skenů a fotek se textová vrstva musí nejdřív vytvořit a zabere to víc času. Zapínat kvůli tomu nemusíte nic.
Zpracovat umí PDF, Word, Excel, PowerPoint, RTF, TXT, HTML a obrázky JPG, PNG a TIFF.
Co se vyplní
DATIFY se pokusí vyplnit všechny sloupce, do kterých jde zapsat. Vynechá ty, které si počítá sám – Vzorec, Pořadí a sloupce přenesené přes vazbu – a dál Přílohu a Uživatele.
Podle typu sloupce se přitom chová různě:
| Typ | Jak se vyplní |
|---|---|
| Datum | Vždycky ve formátu 24.06.2026, ať je v dokumentu zapsané jakkoli. |
| Výběr a Vícenásobný výběr | Jen z hodnot, které ve sloupci už jsou. Novou možnost si AI nevymyslí. |
| Vazba | DATIFY hledá záznam v propojené tabulce podle názvu. Když ho nenajde, políčko zůstane prázdné. |
| Text, číslo, měna, datum, e-mail, odkaz | Přímo hodnotou z dokumentu. |
Z jednoho dokumentu může vzniknout i víc záznamů, když jich v sobě má víc; třeba z jednoho výkazu s deseti položkami.
Jak AI pozná, co kam patří
Podle názvu a popisu sloupce. Nedívá se na to, jak dokument vypadá, ale na to, jak máte tabulku pojmenovanou.
Z toho plyne rada, která zlepší výsledky víc než cokoli jiného: než začnete vytěžovat, projděte si názvy sloupců a doplňte jim popisy. Sloupec „Datum“ AI mate, protože faktura jich obsahuje několik. Sloupec „Datum splatnosti“ s popisem „do kdy má být faktura zaplacena“ AI přiřadí správně.
Kudy na to
Cesty jsou čtyři a liší se jen tím, odkud vycházíte.
Vím, kam dokument patří. Nahraju ho do tabulky a vznikne záznam.
Přílohy vložím do chatu a řeknu, co s nimi. Kam je zaevidovat, určím kontextem.
Přílohy už u záznamů jsou, jen z nich chci doplnit jeden sloupec.
Nevím, kam co patří. DATIFY to navrhne a já potvrdím.
Záznam z dokumentu pomocí AI
Nejpřímější cesta. V tabulce rozbalte Nový záznam a zvolte Záznam z dokumentu pomocí AI. Soubory můžete i přetáhnout rovnou do tabulky.
Tabulka k tomu potřebuje sloupec typu Příloha – dokument se do něj uloží. Bez něj se volba nenabídne.
Nahrát dokumenty asistentovi
Vytěžovat jde i z chatu. Přes Nahrát soubor vložíte dokumenty do konverzace a napíšete, co s nimi má asistent udělat: „vytěž tyhle faktury a zaeviduj je“.
Kam mají údaje přistát, určíte kontextem. Připnete cílovou tabulku a v zadání už jen popíšete zbytek: „vytěž faktury do“ Přijaté faktury „a dodavatele napoj na“ Dodavatelé. Bez připnuté tabulky si asistent cíl najde sám, u podobně pojmenovaných tabulek se doptá. Připínání i limity příloh popisuje Kontext a odkazy.
Proti vytěžování z tabulky má tahle cesta dvě odlišnosti:
- Zadání může být širší než jen vytěžení. Ve stejné větě si řeknete i o to, co se má stát potom – seřadit, přepočítat, založit chybějící sloupec, poslat report.
- Výsledek nejdřív uvidíte jako návrh. Náhled Vytěžené záznamy ukáže po řádcích, co asistent z dokumentů přečetl, a teprve pak se zapisuje; popisují ho Výsledky a změny.
Vytěžit data pro sloupec
Když přílohy u záznamů už jsou a chcete z nich doplnit jeden sloupec, začnete od záhlaví sloupce. Rozbalte jeho nabídku a zvolte Vytěžit data pro sloupec. Pokud má tabulka přílohových sloupců víc, DATIFY se zeptá, ze kterého má číst.
Než to spustíte, DATIFY napíše, kolik prázdných hodnot doplní. To číslo je důležité, protože ukazuje rozsah práce i kreditů.
Dvě věci, které se hodí vědět předem:
- Doplní se jen prázdná políčka. Co už vyplněné je, zůstane – i kdyby to bylo špatně. Vytěžení nic nepřepisuje.
- Pracuje se jen s tím, co je v pohledu. Když máte pohled vyfiltrovaný, vytěží se jen záznamy v něm. Dá se toho využít: vyfiltrujte si nejdřív deset záznamů a vyzkoušejte, jestli výsledky sedí.
Po dobu běhu je sloupec zamčený, aby se výsledky nepřepisovaly; DATIFY u něj napíše V této chvíli AI vytěžuje pro tento sloupec data. Přes Zastavit vytěžování to můžete kdykoli ukončit.
Vytěžit jde do textu, čísla, data, měny, procent, e-mailu, odkazu, obou výběrů, vazby i zaškrtávátka.
AI přitom vidí i ostatní hodnoty v řádku, nejen dokument. Když tedy doplňujete kategorii a v řádku už je dodavatel, pomůže jí to.
Automatické třídění souborů
Když máte složku dokumentů a nevíte, kam co patří, začněte na titulce. V boxu Automatické třídění souborů soubory nahrajete nebo je do něj přetáhnete a DATIFY u každého navrhne agendu a datový zdroj.
Návrh je návrh: nic nevznikne, dokud nepotvrdíte. U každého souboru se můžete rozhodnout jinak, než AI radí.
Naráz jich může být víc, i různých typů.
Podle obsahu vybere agendu a datový zdroj.
Návrh můžete přepsat. Nejistý návrh DATIFY sám označí.
Ze souborů se vytěží data jako při vytěžení z tabulky.
Vybírá jen z tabulek, do kterých smíte zapisovat a které mají sloupec typu Příloha. Když takovou tabulku zatím nemáte, přidejte do ní sloupec typu Příloha a nabídne se.
Když si AI zařazením není jistá, řekne to a nechá výběr na vás – uvidíte Nepovedlo se přiřadit agendu. Prosím vyberte agendu a datový zdroj ručně. Raději se zeptá, než aby dokument uklidila špatně.
Počítejte s tím, že třídění je dvojí práce s AI: nejdřív zařazení, pak vytěžení. Podle toho se sečtou i kredity.
Když se vytěžení nepovede
Záznam vznikne vždycky. Když se z dokumentu nepodaří nic přečíst nebo dojdou AI kredity, dostanete záznam pojmenovaný podle souboru, s přílohou a jinak prázdný.
Je to schválně, ať se dokument neztratí. Znamená to ale, že prázdný řádek se jménem souboru není chyba aplikace – je to signál, že se z dokumentu nedalo vytěžit. Nejčastěji jde o špatně čitelný sken.
Přílohu z takového záznamu zkuste vytěžit znovu přes Vytěžit data pro sloupec, nebo ji nahraďte čitelnější kopií.
Přílohy bez vytěžování
Když k záznamu jen připojíte soubor, žádná AI se nespustí a nic vás to nestojí. DATIFY si z něj jen přečte text, aby ho šlo najít fulltextem a ukázat v náhledu.
Vytěžit z takové přílohy data můžete kdykoli později přes sloupec.