Vyžádat potvrzení

Jediná akce, která čeká na člověka – a jediná, která automatizaci rozdělí na dvě cesty. Pošle vybraným lidem žádost o schválení, zastaví se a podle odpovědi pokračuje větví Potvrzeno, nebo Zamítnuto.

Hodí se všude, kde má do procesu vstoupit rozhodnutí: schválení faktury, dovolené, nákupu nebo zveřejnění.

Nastavení

Pole akce

Pole	Co do něj patří
Zdroj záznamu	Čeho se schválení týká – spouštěč, nebo předchozí Najít záznamy.
Uživatelé	Kdo má rozhodnout. Konkrétní lidé, skupiny, nebo reference.

Zdroj i aspoň jeden schvalovatel jsou povinní; jinak DATIFY hlásí Chybí zdroj záznamu a Je vyžadován alespoň jeden schvalovatel.

Za akcí se v editoru objeví dvě větve. Do každé si vložíte, co se má stát – i jen do jedné; prázdná větev automatizaci jen ukončí.

Kde schvalování probíhá

Žádost dorazí schvalovateli do DATIFY i na e-mail. Rozhodnout ale může na třech místech a všechna jsou rovnocenná:

Tři místa, kde se dá rozhodnout

Kde	Kdy se hodí
Detail upozornění	Když jdete po tom, co vám přišlo – žádost otevřete kliknutím na upozornění.
Karta Automatizace v detailu záznamu	Když stojíte u záznamu a chcete vidět, co mu předcházelo.
Panel Historie v automatizaci	Když procházíte běhy pravidla.

V historii i v detailu záznamu jsou tlačítka Potvrdit a Odmítnout rovnou u akce, která stojí ve stavu Čeká na schválení. Schvalujete tak u záznamu, kterého se to týká, a vidíte přitom, co se před schválením stalo. Co všechno historie ukazuje, popisuje článek Historie automatizací.

Tlačítka vidí jen schvalovatel. Ostatní uvidí akci i odznak Čeká na schválení; rozhodnutí zůstává na schvalovateli. Zvláštní role k tomu potřeba není: na rozdíl od zakládání automatizací smí odpovědět kdokoli, komu žádost přijde.

Dokud nikdo nerozhodne, akce stojí ve stavu Čeká na schválení.

Poznámka se propíše k záznamu

K rozhodnutí můžete připsat poznámku. V historii i v detailu záznamu ji otevřete tlačítkem Přidat poznámku – pole napovídá Volitelná poznámka…; v detailu upozornění je pole rovnou otevřené s nápovědou Napsat komentář….

Poznámka je nepovinná. Uloží se jako komentář u záznamu, takže zůstane v jeho historii změn.

Můžete v ní zmínit kolegy přes @ stejně jako v běžném komentáři – zmínění dostanou upozornění Zmínka v komentáři.

Poznámka se připíše ke všem záznamům, kterých se akce týkala. Když ale akce žádný záznam nezpracovala, poznámka se zahodí a zůstane jen rozhodnutí.

Reference

Pole Uživatelé kromě konkrétních lidí a skupin přijme referenci. Nejčastěji se odkážete na sloupec typu Uživatel – u tabulky faktur třeba Faktury · Schvalovatel – takže žádost jde pokaždé tomu, kdo je u záznamu uvedený.

Akce je zároveň zdrojem reference pro akce pod sebou: nabízí Schválil/a, tedy toho, kdo žádost vyřídil, ať už ji potvrdil, nebo odmítl. Navazující akce tak zapíše jméno schvalovatele do záznamu nebo ho zmíní v upozornění. V historii se stejný údaj píše jako Vyřízeno uživatelem.

Jak reference fungují a jak se vkládají, popisuje sekce Dynamické reference.

Víc schvalovatelů: rozhodne první

Když reference nebo skupina v poli Uživatelé vrátí víc lidí, DATIFY je neobchází po jednom. Odešle jednu žádost všem najednou a kdo odpoví první, rozhodne za všechny ostatní – potvrzením i odmítnutím.

Víc schvalovatelů v jedné akci

Reference na sloupec Schvalovatel našla tři lidi. Všem odejde jedna žádost naráz.

Akce Vyžádat potvrzení

Zdroj záznamu: Faktury3 záznamy ke schválení

UživateléFaktury · Schvalovatel

↓

Jedno upozornění, všem najednou

Petr SvobodaOdpověděl první – Potvrdit

Jana VeseláUž nerozhodne

Martin KrausUž nerozhodne

↓

První odpověď rozhodne za všechny

PotvrzenoBěh pokračuje touto větví pro celou akci.

Rozhodnout smí kdokoli ze seznamu, a to jednou. Kdo klikne později, dostane hlášku, že akci se nepodařilo zpracovat – žádost je už vyřízená. Stejně to platí i pro Odmítnout: jediné odmítnutí pošle běh větví Zamítnuto.

Schvalování přes několik úrovní

Postupné schvalování se skládá řetězením akcí Vyžádat potvrzení za sebou: druhou akci vložíte do větve Potvrzeno té první, takže se rozběhne teprve tehdy, když první úroveň schválí.

Víceúrovňové schvalování: akce za sebou

Každá úroveň je samostatná akce Vyžádat potvrzení a svého schvalovatele si vybere vlastní referencí.

1. 1

   Vyžádat potvrzení – vedoucí

   UživateléFaktury · Vedoucí→Petr Svoboda

   Pokračuje větví Potvrzeno

2. 2

   Vyžádat potvrzení – ředitel

   UživateléFaktury · Ředitel→Jana Veselá

   Pokračuje větví Potvrzeno

3. 3

   Upravit záznam

   HodnotaVyžádat potvrzení – ředitel · Schválil/a→Jana Veselá

Ředitel dostane žádost teprve poté, co schválí vedoucí. Odmítnutí na kterékoli úrovni pošle běh větví Zamítnuto a další úroveň se už nespustí. Poslední akce ukazuje, že se na výsledek schválení dá odkázat dál – zapíše jméno toho, kdo rozhodl.

Každá úroveň si nese vlastní referenci, takže schvalovatele můžete brát z různých sloupců – i z různých tabulek, když si je nad akci přivedete přes Najít záznamy.

Co si pohlídat

Vypnutím automatizace se čekající žádosti zruší. Když pravidlo deaktivujete kvůli úpravě, rozdělané schvalovačky skončí a lidé už na ně neodpoví – po zapnutí je bude potřeba vyvolat znovu.

Ze stejného důvodu přestanou platit žádosti, které vznikly před úpravou pravidla. V detailu upozornění se u nich píše Tato automatizace byla od vytvoření tohoto požadavku upravena. Schvalovací akce již nejsou dostupné., u smazaného pravidla obdobná hláška.

Žádost nemá termín ani připomínku: když ji schvalovatel nechá ležet, běh čeká dál. Připomínku si musíte postavit jako samostatné pravidlo s naplánovaným spouštěčem.

Související články