Zakázky, smlouvy i vozidla v jednom provozním prostředí

Co dalšího v DATIFY vedeme

• více než 300 evidovaných výzev,
• více než 300 stížností,
• více než 100 škodních událostí,
• od března 2026 také doplněk Automatizace.

Náhradní doprava je hlavně o rychlé práci s informacemi

Jsme dceřinou společností Českých drah a naším hlavním úkolem je zajistit náhradní autobusovou dopravu při přerušení železničního provozu. Podle rozsahu konkrétní výluky zapojujeme vlastní vozidla i externí dopravce. U každé zakázky potřebujeme pracovat s termíny, trasami, počtem a typem vozidel, zapojenými dopravci, odpovědnými pracovníky a smluvními podmínkami. Současně řešíme kontroly, škodní události, stížnosti a další podněty, které vznikají v každodenním provozu.

Potřebovali jsme proto prostředí, které se dokáže přizpůsobit různým částem naší práce, ale zároveň udrží související informace pohromadě.

Začali jsme na podzim 2024

Když jsme na podzim 2024 s DATIFY začínali, byla pro nás důležitá také možnost přizpůsobit si jednotlivé agendy podle našich procesů a postupně je rozšiřovat.

Každá oblast má vlastní datové zdroje, sloupce, hodnoty a přístupová oprávnění. Díky tomu můžeme rozdílné procesy řídit v jednom prostředí, aniž bychom je museli vměstnat do jedné univerzální tabulky.

Dokument si své místo najde s pomocí AI

Při našem objemu dokumentů není důležité jen jejich uložení, ale také správné zařazení. Po nahrání dokumentu DATIFY podle jeho obsahu navrhne odpovídající agendu a datový zdroj. Pokud se dokument týká například škodní události, systém jej může navrhnout k zařazení do agendy Vozidla a příslušného datového zdroje. Uživatel návrh zkontroluje a potvrdí.

Nemusíme tak u každého souboru ručně procházet celou strukturu. Dokument se rychle dostane do kontextu, ve kterém s ním budou naši kolegové dále pracovat.

Ze smluv vytěžujeme to nejdůležitější

V agendě smluv vedeme obchodní smlouvy, další smluvní dokumentaci i archiv. U každého záznamu sledujeme číslo a předmět smlouvy, dodavatele, typ dokumentu, finanční hodnotu, datum podpisu, dobu účinnosti a aktuální stav.

DATIFY nám pomáhá převést obsah smluv do strukturovaných údajů. Přímo v přehledu můžeme pracovat se shrnutím povinností a práv smluvních stran nebo s informací o možnostech ukončení smlouvy. Když potřebujeme rychle zjistit základní podmínky, nemusíme pokaždé otevírat celý dokument a znovu jej pročítat.

Vlastní pohledy nám ukazují, co právě řešit

Nad smluvní evidencí používáme různé pohledy. Můžeme oddělit platné a archivované smlouvy nebo zobrazit dokumenty, kterým brzy skončí platnost či které čekají na podpis. Stejný princip využíváme také v dalších agendách. Data filtrujeme a seskupujeme podle odpovědných pracovníků, dopravců, termínů, stavů nebo konkrétních zakázek.

Každý kolega se tak může soustředit na záznamy, které se týkají jeho práce, místo procházení celé databáze.

Škodní událost evidujeme v celém kontextu

V agendě Vozidla evidujeme například také škodní události. U každého případu můžeme zaznamenat datum události, zaměstnance, registrační značku poškozeného vozidla, vyčíslení škody, typ události a stav jejího vyřízení. Součástí záznamu je podrobný popis, dokumentace nehody a případně také číslo související zakázky náhradní autobusové dopravy.

Události rozlišujeme například na nehody, pokuty nebo jiné škody. Samostatně evidujeme také škody zaviněné jiným účastníkem a související pojistná plnění. U nich sledujeme pojišťovnu, registrační značku, datum vzniku, výplatní dokumenty, stav vyplacení a výši plnění. Dokumentace, finanční údaje i aktuální stav případu tak zůstávají na jednom místě.

Řídíme více než tisíc zakázek náhradní dopravy

Nejrozsáhlejší částí našeho řešení je obchodní agenda. V DATIFY evidujeme více než 1 000 zakázek náhradní autobusové dopravy. U každé z nich sledujeme celý průběh: od data obdržení záměru přes termín přidělení a datum zveřejnění až po termín podání nabídky.

Barevně odlišené uživatelské a výběrové hodnoty nám pomáhají rychle poznat, kdo má jednotlivé části zakázky na starosti. Vlastní pohledy používáme pro zobrazení zakázek podle odpovědné osoby, typu zakázky nebo požadovaného reportu.

Stížnosti, závady i pochvaly řešíme v souvislostech

Agend, které si chceme v DATIFY evidovat, nám postupně přibývá. Samostatnou agendu jsme vytvořili pro stížnosti a další podněty z provozu. Evidujeme v ní stížnosti, závady, připomínky a dotazy, pochvaly, interní neshody i kontroly. Vždycky si navrhneme strukturu, promyslíme, s čím a jak vše propojit. Díky tomu tam dokážeme evidovat téměř jakoukoliv agendu.

Dopravce propojujeme s navazující dokumentací

V základní evidenci máme více než 60 dopravců a poddodavatelů. Záznam každého dopravce můžeme propojit se smlouvami, zakázkami a dalšími údaji uloženými v DATIFY. Nemusíme tak stejné informace udržovat na několika místech.

Z profilu dopravce se dostaneme k navazující dokumentaci a vidíme jej v kontextu obchodních i provozních vztahů. A kdyby přišel požadavek propojit ho s dalším datovým zdrojem, víme, že to není problém rozšířit.

V březnu 2026 jsme přidali Automatizace

S rostoucím množstvím dat jsme chtěli omezit také opakující se ruční kroky. Proto máme doplněk Automatizace. Pomohl nám zejména předávat navazující úkoly odpovědným uživatelům, pracovat se změnami stavů a hlídat návaznost jednotlivých kroků. Umí posílat i e-maily.

Oceňujeme rychlý vývoj i práci se zpětnou vazbou

Protože DATIFY používáme téměř od začátku, můžeme dobře porovnat, jak se produkt od té doby posunul. Oceňujeme rychlost vývoje a skutečnost, že tým DATIFY aktivně pracuje se zpětnou vazbou uživatelů. Naše podněty nekončí pouze jako poznámky pro budoucnost. Produkt se průběžně rozšiřuje o nové funkce a zlepšení vycházející z reálné práce zákazníků.

Z evidence se stalo společné provozní prostředí

Na podzim 2024 jsme začínali s digitální evidencí vybraných oblastí. Dnes v DATIFY spojujeme obchodní, smluvní i provozní informace a využíváme jej při práci s více než tisícovkou zakázek náhradní autobusové dopravy, stovkami výzev a podnětů z provozu.