Usnesení dojedou do konce
U každého usnesení je odpovědný člověk, termín a stav plnění. Před jednáním se dá vytáhnout, co je hotové a co se vleče.
Úřad, kde má každé usnesení svého člověka a termín
Zápisy, smlouvy, majetek a žádosti občanů se vedou v tabulkách, sdílených discích a v hlavách několika lidí. DATIFY z toho udělá evidenci, u které je vidět, kdo co má a do kdy.
DATIFY používají organizace, které musí doložit, kdo co kdy rozhodl.
terminy-usneseni
SpouštěčAkce
Když je splněna podmínka
Podmínky
Termínje za méně než14 dní
Odeslat upozornění
UživateléOdpovědný úředník
Jak to vypadá
Termín usnesení se ozve sám
Pravidlo si hlídá blížící se termíny a upozorní toho, kdo má usnesení na starosti. Před jednáním tak nikdo nedohledává, co zbývá.
Proč to dává smysl
Co se na úřadě přestane hlídat ručně
Majetek a smlouvy s termíny
Pozemky, budovy, nájmy a smlouvy s daty platnosti. Konec nájmu nebo revize objektu připomene pravidlo předem.
Žádosti a podněty mají stav
Od podání po vyřízení je vidět, kdo to má a v jaké je to fázi, takže se odpověď nehledá v e-mailech.
Jak se začíná
Nasazení, které nezdrží chod úřadu
- 01
Projdeme, co se dnes vede kde
Tabulky, sdílené disky a papírové seznamy. Z toho vznikne mapa agend, které se překrývají.
- 02
Nasadíme agendy podle chodu úřadu
Struktura vznikne podle skutečného procesu a přístup se nastaví podle rolí, ne podle šablony.
- 03
Zaškolíme a předáme s podporou
Krátké zaškolení, dokumentace a klientské centrum, na které se dá obrátit i po nasazení.
Nasazení
Co zůstává na vaší straně
Kroky výš popisují průběh nasazení. Tento přehled shrnuje, co k němu potřebujeme od vás a jak se odpovědnost rozdělí mezi odbory.
- Kdo se zapojí
- Za každý odbor pracovník, který agendu zná, a jeden správce přístupů za úřad.
- Analýza procesů
- S každým odborem se popíše, jak proces běží dnes: kdo podání přijme, kdo ho vyřizuje, jaké lhůty na něj platí a kdo odpovídá za výsledek. Podle toho vznikne struktura evidence, hlídání termínů i pracovní náplň agenta, který připraví pravidelný přehled.
- Podklady od vás
- Seznamy, které se dnes vedou v tabulkách, a členění odborů, podle kterého se nastaví přístup.
- Zaškolení
- Uživatelé pracují s pohledy a filtry nad svou agendou. Listinné originály zůstávají zachovány a k záznamu se přikládají jako příloha.
- Provoz a údržba
- Aplikace běží v prohlížeči a zálohy drží provozovatel mimo hlavní lokalitu. Na straně úřadu nevzniká žádná instalace.
Než se rozhodnete
Časté dotazy
Otázky, které na úřadě padnou dřív než ty o jednotlivých funkcích.
Uvidí jeden odbor do agendy jiného odboru?
Pouze v rozsahu, který mu přidělíte. Přístup se uděluje na agendu i na jednotlivý datový zdroj a uplatní se nejvyšší role ze všech zdrojů, přímých i skupinových.
Oprávnění a roleZůstane dohledatelné, kdo záznam změnil?
U každého záznamu je vedena historie se jménem uživatele, časem a původní i novou hodnotou. Poslední krok lze vrátit zpět.
Historie změnKde jsou data uložena a jak jsou chráněna?
V datovém centru provozovatele, se zálohami v jiné fyzické lokalitě. Data jsou uložena šifrovaně a komunikace s prohlížečem probíhá výhradně přes HTTPS.
Bezpečnost a soukromíJak se do aplikace dostanou stávající seznamy?
Nahrají se jako CSV. Import zakládá nové záznamy i aktualizuje stávající podle sloupce, kterým se záznamy párují.
Import CSVK čemu na úřadě využijeme agenta?
Agent se nastavuje jako pracovník s popsanou náplní a přiděleným přístupem: převezme opakující se práci, například pravidelný přehled usnesení, kterým se blíží termín. Každý jeho běh zůstává dohledatelný v aktivitě agenta.
Vlastní agenti