DATIFY
Pro koho

Malá firma, které přerostly tabulky

Agenda se vede v Excelu a termíny drží v hlavě jeden člověk. DATIFY z toho udělá jedno místo, které se obejde bez vlastního IT.

DATIFY používají firmy od několika lidí po dopravce se stovkami vozidel.

  • Účetní v sukni
  • ČD Bus
  • WC Servis
  • ČSAD Hodonín
  • Pivovary Lobkowicz Group
  • BV trans
Jak to vypadá

Doklad, který se zapíše sám

Nahranou fakturu nebo smlouvu asistent vytěží rovnou do řádku. Zbytek agendy zůstává obyčejná tabulka, kterou zvládne kdokoliv.

Proč to dává smysl

Tři věci, které se změní hned

Agenda vznikne za odpoledne

Popíšete větou, co potřebujete evidovat, a asistent postaví tabulku i s typy sloupců. Doladit ji jde klikáním, ne objednávkou u dodavatele.

Termíny hlídá pravidlo

Konce smluv, revize a STK připomene automatizace předem. Přestává se spoléhat na to, že si někdo vzpomene.

Papíry se přepisují samy

Fakturu nebo smlouvu nahrajete a hodnoty se vytěží rovnou do řádku. Ruční přepisování zůstane jen u výjimek.

Jak se začíná

Od tabulky k agendě ve třech krocích

  1. 01

    Řeknete, co dnes vedete

    Stačí věta a ukázka současné tabulky. Z toho vznikne návrh agendy.

  2. 02

    Nahrajete stávající data

    Excel nebo CSV se naimportuje a sloupce se namapují na typy, se kterými se dá dál pracovat.

  3. 03

    Zapnete první pravidlo

    Obvykle termín, který nejvíc pálí. Další automatizace přibývají, jak se agenda usazuje.

Nasazení

Co zůstává na vaší straně

Kroky výš popisují průběh nasazení. Tento přehled shrnuje, co k němu potřebujeme od vás a co zůstává na provozovateli.

Kdo se zapojí
Zpravidla jeden člověk, který agendu vede dnes. Rozhoduje o struktuře tabulky a o tom, které lhůty se mají hlídat.
Analýza procesů
Než se postaví první tabulka, popíše se současný proces: odkud údaj přichází, kdo ho zapisuje a co se s ním děje dál. Z popisu vyplynou sloupce a stavy, lhůty, které má hlídat pravidlo, i pracovní náplň agenta, který převezme opakující se část.
Podklady od vás
Stávající tabulka v Excelu nebo CSV a přehled termínů, které se dnes sledují mimo ni. Z toho vznikne první agenda.
Zaškolení
Uživatelé pracují s řádky, sloupci a filtry stejně jako v tabulkovém editoru. Postupy k jednotlivým funkcím popisuje nápověda.
Provoz a údržba
Aplikace běží v prohlížeči, aktualizace i zálohy zajišťuje provozovatel. Na vaší straně nevzniká žádná instalace ani server.
Zkušenost z praxe

Takhle to vypadá u firmy podobné velikosti

Sanitární technika
WC Servis
„Nechtěli jsme mít faktury jen uložené. Potřebovali jsme vědět, kdo je má zkontrolovat a v jakém jsou stavu.“

Pavla Šulcová · WC Servis

1 000
spravovaných souborů
18
aktivních uživatelů
Přečtěte si studii
Jiná velikost organizace?
Podle toho, co vedete
Než se rozhodnete

Časté dotazy

Čtyři otázky, které malé firmy pokládají dřív, než se do něčeho pustí.

Jak dlouho trvá, než agenda běží v ostrém provozu?

První agendu je možné mít hotovou během jednoho dne: strukturu popíšete slovy, sloupce upravíte klikáním a nic se neprogramuje. Nejvíc času obvykle zabere rozhodnutí, co všechno se má evidovat.

První kroky
Potřebujeme k provozu vlastní IT?

Aplikace běží v prohlížeči, takže na vaší straně není co instalovat ani spravovat. Přístupy nastavuje ten, kdo agendu založil, přímo v aplikaci.

Oprávnění a role
Jak se dostaneme ke svým datům, když budeme chtít odejít?

Data zůstávají vaše a kterýkoli pohled lze kdykoli vyexportovat do CSV. Export je dostupný i uživatelům s rolí Čtenář.

Import a export
Musí se údaje z dokumentů přepisovat ručně?

U běžných dokladů se přepisovat nemusí. Asistent z nahrané faktury nebo smlouvy vytěží hodnoty přímo do sloupců a uživatel je jen zkontroluje; původní soubor zůstává u záznamu jako příloha.

Vytěžování dokumentů
Co všechno může agent v naší agendě převzít?

Agent se nastavuje podobně jako zaškolený kolega: v pokynech dostane pracovní náplň a přístup jen k těm datům, která ke své práci potřebuje. Převezme opakující se úkony, třeba vytěžení dokladu do sloupců nebo přehled, který si sám spustí podle kalendáře.

Vlastní agenti

Ukažte nám svoji tabulku

Konzultace zdarma