DATIFY
Pro koho

Velká organizace a veřejná správa

Tam, kde je potřeba doložit, kdo co kdy změnil, a přístup k datům se řídí rolemi. Provoz běží v certifikovaném datovém centru provozovatele.

DATIFY používají i organizace se stovkami vozidel, zaměstnanců a smluv.

  • Účetní v sukni
  • ČD Bus
  • WC Servis
  • ČSAD Hodonín
  • Pivovary Lobkowicz Group
  • BV trans
Jak to vypadá

Asistent, který projde evidenci za vás

Zeptáte se běžnou větou a asistent projde všechny záznamy. Odpověď stojí na datech, ke kterým má daný uživatel přístup.

Proč to dává smysl

Co po vás bude chtít auditor

Doložíte každou změnu

U záznamu zůstává historie: kdo hodnotu změnil a kdy. Doložit se dá i to, co se dělo před rokem.

Přístup řídí role

Oprávnění jdou od agendy k datovému zdroji a dají se zúžit až na jednotlivý pohled.

Data zůstávají u provozovatele

Provoz běží v certifikovaném datovém centru a k šifrovaným datům se přistupuje jen na vaše vyžádání.

Jak se začíná

Nasazení po etapách

  1. 01

    Projdeme evidence a role

    Které agendy jsou povinné, kdo je za ně odpovědný a co se musí dát doložit.

  2. 02

    Nasadíme agendy a oprávnění

    Struktura vznikne podle skutečného procesu, ne podle šablony, a přístup se nastaví podle rolí.

  3. 03

    Předáme provoz s podporou

    Zaškolení, dokumentace a klientské centrum, na které se dá obrátit i po nasazení.

Nasazení

Co zůstává na vaší straně

Kroky výš popisují průběh nasazení. Tento přehled shrnuje, co k němu potřebujeme od vás a jak se odpovědnost rozdělí mezi útvary.

Kdo se zapojí
Za každý útvar vlastník agendy, který odpovídá za její strukturu, a jeden správce oprávnění za celou organizaci. Vlastní IT se zapojuje jen tam, kde se napojuje API.
Analýza procesů
Před nasazením se popíše, jak proces běží napříč útvary: kdo dokument zakládá, kdo ho kontroluje, kdo schvaluje a co se musí dát doložit. Z popisu vychází struktura evidence, jednotlivé kroky schvalovacího procesu i pracovní náplň agenta, který má převzít opakující se práci.
Podklady od vás
Exporty stávajících evidencí, členění útvarů, podle kterého se rozdělí přístup, a rozhodnutí, které dokumenty zůstávají v listinné podobě. Originál se k záznamu přikládá jako příloha.
Zaškolení
Běžný uživatel pracuje s pohledem svého útvaru. Podrobnější zaškolení se týká správců, kteří nastavují oprávnění a schvalovací procesy.
Provoz a údržba
Provoz, zálohování i obnova jsou na straně provozovatele a probíhají v jeho datovém centru. Do vaší infrastruktury nasazení nezasahuje.
Zkušenost z praxe

Takhle to vypadá u velké organizace

Doprava a logistika
ČSAD Hodonín
„Aplikace je jednoduchá a přehledná. Líbí se nám, že můžeme postupně přidávat další uživatele a každý se rychle zorientuje v tom, co potřebuje řešit.“

ČSAD Hodonín

7
samostatných agend
Desítky
schvalovacích procesů
Přečtěte si studii
Jiná velikost organizace?
Podle toho, co vedete
Než se rozhodnete

Časté dotazy

Otázky, které padnou dřív než ty o funkcích: kde data leží a čím se doloží.

Kde jsou data uložena?

V datovém centru provozovatele, na jeho vlastním hardwaru. Zálohy probíhají průběžně i v denním intervalu do nezávislého úložiště v jiné fyzické lokalitě a obnova ze zálohy se pravidelně ověřuje nanečisto.

Zálohy a obnova
Jak doložíme, kdo a kdy dokument schválil?

Každá změna záznamu nese jméno uživatele a čas. U schvalovacích procesů se navíc zaznamenává každé spuštění včetně výsledku a jednotlivých kroků, takže průběh je dohledatelný i zpětně.

Historie automatizací
Používají se naše data k trénování AI?

Zpracování běží s nulovou retencí: obsah dotazů se neukládá ani nepoužívá k trénování modelů.

Ochrana dat
Lze přístup omezit jen na vybrané útvary?

Ano. Role se dědí z agendy na datové zdroje pod ní, jednotlivý zdroj si však může držet vlastní, přísnější nastavení. Citlivější evidence tak zůstane dostupná jen určeným uživatelům.

Oprávnění a role
Jak se agent zapojí do zavedeného procesu?

Agent se zaškoluje jako nový pracovník: pokyny popisují jeho pracovní náplň, přidělené datové zdroje určují rozsah přístupu a úlohy stanovují, co má dělat pravidelně. Jeho běhy zůstávají v aktivitě agenta, takže je zpětně dohledatelné, co a kdy odpracoval a kolik to stálo.

Vlastní agenti

Potřebujete podklady pro výběrové řízení?

Konzultace zdarma