Jak se z DATIFY stal každodenní pracovní nástroj

Nejaktivnější uživatel se nepozná podle počtu kliknutí. Pozná se podle toho, kolik skutečné práce dokáže do systému přestěhovat a zda firma po této změně dál normálně funguje.

Když jsme si povídali s nejaktivnějším uživatelem DATIFY z ČSAD Hodonín, nebyla řeč o jedné zkušební tabulce ani o několika dokumentech odložených „na později“. DATIFY zde slouží ke schvalování faktur, řízení smluv, správě vozidel, technických průkazů a interních předpisů. Nad daty běží desítky schvalovacích procesů a další na řadě je personální agenda.

ČSAD Hodonín zároveň průběžně přidává nové uživatele. Ne proto, že by někdo vydal pokyn „od zítřka všichni povinně“. Přidává je proto, že se aplikace osvědčila v reálném provozu. A reálný provoz je prostředí, které umí slabiny softwaru odhalit rychleji než jakákoli prezentace.

Dopravní firma není jeden proces. Ani sedm tabulek

ČSAD Hodonín zajišťuje osobní a nákladní dopravu v České republice i zahraničí. Vedle toho se věnuje přepravě zásilek, obchodu s pohonnými látkami, opravám vozidel, prodeji a servisu automobilů nebo celním službám.

Taková firma nevytváří jeden typ dokumentu a nemá jeden univerzální pracovní postup. Každé středisko řeší jiné informace, termíny a odpovědnosti. Nad tím vším jsou stovky vozidel, zaměstnanců, smluv a technických dokladů.

Paměť zkušených kolegů je v dopravě cenná. Jako databáze má ale nepříjemně omezené vyhledávání a ještě horší zastupitelnost.

V ČSAD Hodonín proto vznikly samostatné agendy pro řízené dokumenty, číselníky, nákladní dopravu, faktury, smlouvy, technické průkazy a přehled vozidel. Každá má vlastní strukturu, ale všechny zůstávají součástí jednoho prostředí.

Jednoduchost, která přežila střet s provozem

Při vývoji DATIFY často mluvíme o jednoduchém a přehledném prostředí. To o svém produktu ostatně říká téměř každý. Skutečný test přichází až ve chvíli, kdy do aplikace vstoupí větší počet lidí z různých částí firmy a každý potřebuje dělat něco jiného.

V ČSAD Hodonín tímto testem DATIFY prošlo. Uživatelé postupně přibývají a systém se rozšiřuje do dalších oblastí. Nový kolega se může soustředit na svou agendu, místo aby nejprve absolvoval intenzivní kurz orientace v uživatelském rozhraní.

Právě postupný růst počtu uživatelů je pro nás jedním z nejlepších potvrzení, že systém zapadl do každodenního provozu. Software lze lidem přikázat. Dobrý pracovní nástroj ale začnou používat sami.

Faktura neví, kdo ji má schválit. Systém by to vědět měl

Jednou z nejvyužívanějších oblastí je schvalování interních faktur. ČSAD Hodonín jich v DATIFY eviduje stovky.

Každý záznam obsahuje číslo faktury, datum, cenu, dodavatele, odběratele, popis, přílohy, odpovědného schvalovatele a aktuální stav. Doklady lze zobrazit podle jednotlivých schvalovatelů nebo v kanbanovém pohledu podle fáze zpracování. Právě kanban se stal nejoblíbenějším způsobem práce.

Na první pohled je vidět, co bylo právě zapsáno, co čeká na rozhodnutí, co už je schválené a co se podařilo zaúčtovat. Bez pátrání v e-mailech a bez oblíbené kancelářské disciplíny „kdo to má teď u sebe“.

Desítky schvalovacích procesů, jeden společný princip

ČSAD Hodonín využívá nad fakturami velké množství automatizovaných schvalovacích procesů. Jednotlivé scénáře pracují s konkrétními středisky a schvalovateli.

Když faktura splní nastavené podmínky, DATIFY ji předá správnému uživateli k potvrzení. Podle jeho rozhodnutí změní stav dokladu, pošle jej do další fáze nebo upozorní člověka, který má pokračovat v řešení.

Schválený doklad může přejít k zaúčtování. Zamítnutý dostane odpovídající stav a vrací se k doplnění nebo opravě. Člověk dál rozhoduje. Systém pouze zařídí, aby jeho rozhodnutí neskončilo jako osamělý klik bez pokračování.

ČSAD Hodonín si scénáře nastavilo podle vlastní organizační struktury. Právě zde je dobře vidět rozdíl mezi evidencí a řízeným procesem: první řekne, kde dokument leží. Druhý ví, co se s ním má stát.

Technický průkaz je jednoduchý. Ale…

Vozový park ČSAD Hodonín zahrnuje osobní a linková vozidla, nákladní automobily, tahače, návěsy i speciální techniku.

V DATIFY firma eviduje všechna svá vozidla včetně technických průkazů a stovek záznamů o technických prohlídkách. K tomu patří certifikáty COC, zelené karty, pojistky, leasingové smlouvy a informace o změnách vlastnictví.

Jednotlivé datové zdroje jsou vzájemně propojené. U konkrétního vozidla tak lze dohledat související dokumentaci, termín příští technické prohlídky i platnost pojištění.

U jednoho vozidla lze podobné informace chvíli držet v hlavě. U celého vozového parku už je lepší přenechat tuto ambici systému.

Z technického průkazu rovnou použitelná data

ČSAD Hodonín dokončilo testování AI vytěžování technických průkazů. A test dopadl dobře.

Namísto ručního přepisování dokáže DATIFY z dokumentu rozpoznat registrační značku, VIN, data registrace, kategorii vozidla, značku, model, výkon nebo emisní normu.

Vytěžené informace převede do připravených sloupců, kde je uživatel zkontroluje a může s nimi dále pracovat. Údaje lze filtrovat, porovnávat a propojovat s dalšími informacemi o vozidle.

Nejde tedy jen o rychlejší psaní. PDF se promění v použitelná data. Což je pro dokument poměrně výrazný kariérní postup.

AI, která zůstala i po prezentaci

O AI se dobře mluví. O něco těžší je přimět ji, aby spolehlivě pomáhala v pondělí ráno při skutečné práci.

V ČSAD Hodonín se osvědčil AI Asistent i AI Architekt. Asistent pomáhá pracovat s obsahem dokumentů a informacemi uloženými v datových zdrojích. Uživatelé se mohou ptát běžným jazykem a rychleji se dostat k informaci, kterou potřebují.

AI Architekt pomáhá ve chvíli, kdy je třeba vytvořit novou evidenci. Na základě popisu navrhne její strukturu, datové zdroje a potřebné sloupce. Uživatel tak nezačíná s prázdnou tabulkou a tradiční otázkou, co do ní vlastně patří.

Právě to je pro nás důležitá zpětná vazba. Hodnota firemní AI se neměří potleskem při demonstraci. Měří se tím, zda ji uživatel dobrovolně otevře znovu i následující den.

Stovky smluv bez digitální archeologie

ČSAD Hodonín spravuje v DATIFY také stovky smluv: od nájemních a servisních smluv přes dodávky služeb až po údržbu softwaru a další provozní dohody.

U každé smlouvy lze evidovat odpovědné středisko, přílohy, datum uzavření, účinnost a konec platnosti. AI Asistent pomáhá s orientací v jejich obsahu a automatizace s hlídáním důležitých termínů.

Digitální archiv totiž může být jen dražší šanon. Rozdíl vzniká až ve chvíli, kdy systém ví, co dokument obsahuje, kdy mu končí platnost a koho na to upozornit.

Další zastávka: personální agenda

Dalším krokem bude přesun personální agendy do DATIFY. Připravovaná struktura počítá s evidencí zaměstnanců, občanských a řidičských průkazů, zdravotních průkazů, pracovních smluv a jejich dodatků.

A kdo pomohl navrhnout strukturu nových datových zdrojů? AI Architekt. Personální agenda tak nezačala prázdnou tabulkou, ale návrhem, nad kterým bylo možné rovnou diskutovat, upravovat jej a převést do praxe.

Co vzniklo? Méně hledání, více řízení

Případ ČSAD Hodonín ukazuje, co se stane, když firma nevezme DATIFY jen jako místo pro ukládání dokumentů.

Faktury získaly schvalovací procesy a automatické návaznosti. Vozidla jsou propojená s technickými průkazy, STK, pojistkami a leasingovými údaji. Smlouvy mají jasné termíny a odpovědná střediska. AI pomáhá vytvářet nové evidence, hledat informace i vytěžovat technické dokumenty. A počet uživatelů dál roste.

Data samozřejmě autobus neodřídí. Dobře nastavený systém ale zajistí, aby lidé, kteří to dokážou, netrávili část pracovního dne hledáním dokumentu, zjišťováním jeho stavu nebo pátráním po tom, kdo jej měl schválit.

To je prostě dobře zorganizovaná práce. A organizovanost je v takhle rychlém provozu opravdu třeba.