Nechte rutinu běžet samu.Pravidla, která hlídají termíny a vedou schvalování za vás.
Automatizace rozšiřují DATIFY o možnost vytvářet automatické úkony a schvalovací procesy nad datovými zdroji. Pravidlo se skládá ze spouštěče a akcí a nastavuje se klikáním, ne skriptem.
Aby akce věděla, s čím pracuje, používají se dynamické reference: místo pevné hodnoty vložíte odkaz na sloupec a DATIFY ho při běhu nahradí tím, co je zrovna v záznamu.
Kompletní návodSpouštěč určuje, kdy se má DATIFY probrat. Vždycky hlídá až od chvíle, kdy pravidlo zapnete.
Záznam se změní tak, že začne odpovídat podmínce, a pravidlo se rozběhne. Nejčastější spouštěč vůbec.
Faktura přejde do stavu Ke schválení
Vznikne poptávka, zakázka nebo žádost a DATIFY na ni hned zareaguje: přiřadí řešitele, doplní hodnoty, pošle zprávu.
Přijde nová poptávka z webu
Pravidelný běh podle kalendáře: týdenní přehled, měsíční kontrola, připomínka před termínem.
Každé pondělí v 7:00
Akcí jde za sebe zařadit víc a některé z nich pravidlo rozdělí na dvě větve.
Zpráva těm, kterých se věc týká, s hodnotami přímo ze záznamu.
„Vozidlu 3T2 4567 končí STK za 30 dní.“
Pravidlo počká na rozhodnutí člověka a podle odpovědi pokračuje jednou ze dvou větví.
Fakturu nad 50 000 Kč schvaluje vedoucí střediska
Přepis stavu, dopočet hodnoty nebo přiřazení řešitele bez zásahu ruky.
Po schválení nastavit stav na Platný
Vyhledá související záznamy a předá je dalším krokům pravidla.
Všechny smlouvy dodavatele, kterému končí platnost
Každé pravidlo je spouštěč a za ním akce v pořadí, ve kterém mají proběhnout. U zpráv je vidět i to, jak se modře vyznačený odkaz na sloupec promění v konkrétní hodnotu, jakmile pravidlo běží.
Termíny nedrží nikdo v hlavě ani v kalendáři. Pravidlo je najde samo a rozešle těm, kterých se týkají.
Když nastane naplánovaný čas
Každé pondělí v 7:00
Najít záznamy
Smlouvy, kterým platnost končí do 30 dnů
Odeslat upozornění
Odpovědným osobám, do DATIFY i na e-mail
Smlouvě Číslo smlouvy končí platnost Platnost do.
Smlouvě 2026/0142 končí platnost 31. 3. 2026.
Doklad se pohne dál až po rozhodnutí člověka. Kdo a kdy ho vyřídil, zůstává v historii.
Když je splněna podmínka
Faktura přejde do stavu Ke schválení a částka je nad 50 000 Kč
Vyžádat potvrzení
Vedoucí střediska
PotvrzenoUpravit záznam
Stav → Schváleno
ZamítnutoUpravit záznam
Stav → Vráceno k doplnění
Poptávka nezůstane ležet bez řešitele. Záznam se doplní a obchod se o něm dozví hned.
Když je vytvořen nový záznam
Tabulka Poptávky
Upravit záznam
Stav → Nová
Odeslat upozornění
Obchodnímu oddělení, s údaji přímo ze záznamu
Předání mezi odděleními nestojí na tom, že si někdo vzpomene napsat e-mail.
Když je splněna podmínka
Zakázka přejde do stavu Dokončeno
Upravit záznam
Stav fakturace → K vyfakturování
Odeslat upozornění
Účtárně
Zakázka Číslo zakázky je dokončená, řešitel Odpovědná osoba.
Zakázka 2026/0871 je dokončená, řešitel Petra Nováková.
„Nechtěli jsme mít faktury jen uložené. Potřebovali jsme vědět, kdo je má zkontrolovat a v jakém jsou stavu.“
