Faktury, vozidla i smlouvy v jednom prostředí

S rostoucím provozem roste i administrativa

WC Servis je česká společnost působící od roku 2011 v oblasti pronájmu mobilních toalet a sanitární techniky. Zajišťuje pronájem, dopravu, pravidelný servis, údržbu i další související služby.

Každodenní provoz s sebou přináší velké množství dokumentů. Přijaté faktury se týkají oprav vozidel, náhradních dílů, pneumatik, likvidace odpadních vod, nájmů, energií, pracovních ochranných prostředků a dalších provozních výdajů.

Vedle faktur potřebuje firma udržovat přehled také o vozidlech, zaměstnancích a smlouvách. Jednotlivé dokumenty navíc zpracovávají různí pracovníci, kteří odpovídají za jejich kontrolu a schválení.

DATIFY poskytlo WC Servis jedno digitální prostředí, ve kterém lze tyto agendy přehledně rozdělit, strukturovat a zpřístupnit odpovědným uživatelům.

Z faktury se stává strukturovaný záznam

Nahraná faktura nezůstává v DATIFY pouze jako uložené PDF nebo obrázek. Pomocí AI vytěžování a technologie OCR systém rozpozná její obsah a převede důležité informace do připravených sloupců.

WC Servis tak u přijatých faktur eviduje například:

• dodavatele a obsah faktury,
• datum vystavení a splatnosti,
• cenu bez DPH a s DPH,
• číslo dokladu,
• středisko nebo pobočku,
• registrační značku vozidla,
• odpovědnou osobu,
• termín schválení,
• stav kontroly a úhrady,
• komentář k dokladu.

AI vytěžování snižuje množství údajů, které je nutné ručně přepisovat. Z dokumentu vznikne strukturovaný záznam, který lze zkontrolovat, doplnit, filtrovat, předat odpovědnému pracovníkovi, ale i dělat nad ním přehledné statistiky.

Každá oblast má vlastní strukturu

Faktura za servis vozidla obsahuje jiné souvislosti než doklad za nájemné, energie nebo pracovní ochranné prostředky. WC Servis proto nevede všechny faktury v jedné univerzální tabulce.

DATIFY umožňuje vytvářet samostatné datové zdroje a přizpůsobit jejich sloupce konkrétnímu účelu. U oprav vozidel tak může firma evidovat registrační značku a druh opravy, u nemovitostí konkrétní pobočku a kategorii nákladu a u ochranných pracovních prostředků druh nakoupeného vybavení.

Jednotlivé sloupce mohou obsahovat text, čísla, termíny, přílohy, výběrové hodnoty nebo konkrétní uživatele. Struktura každého zdroje tak odpovídá skutečnému procesu ve firmě.

Pět datových zdrojů a tisícovka souborů

WC Servis rozdělil přijaté faktury do pěti datových zdrojů podle oblastí, ke kterým se vztahují:

• vozidla, náhradní díly, opravy a pneumatiky,
• čistírny odpadních vod,
• nemovitosti, nájmy a související služby,
• osobní ochranné pracovní prostředky,
• ostatní opravy.

Rozdělení do samostatných zdrojů nahrazuje rozsáhlé složky a tabulky bez jednotné struktury. Každý dokument je uložen v odpovídajícím kontextu a doplněn údaji potřebnými pro jeho další zpracování.

Přehledné workflow schvalování faktur

Po vytěžení faktury vznikne v DATIFY záznam, který obsahuje všechny informace potřebné pro její kontrolu. WC Servis u dokladů eviduje odpovědného pracovníka, termín schválení, stav kontroly, informaci o úhradě a případný komentář.

Workflow je řízeno pomocí uživatelských oprávnění, příslušných sloupců a jejich hodnot. Uživatelé průběžně aktualizují stav dokladu přímo v DATIFY. Na jednom místě tak vidí, komu byla faktura přidělena, do kdy má být schválena, zda již prošla kontrolou a jestli byla uhrazena.

Proces má jasně stanovené kroky a odpovědnosti, aniž by bylo nutné vést jeho průběh v samostatných tabulkách nebo dohledávat informace v e-mailové komunikaci.

Odpovědnost je součástí každého dokladu

Ke konkrétní faktuře lze přiřadit uživatele, který odpovídá za její posouzení. WC Servis tuto funkci využívá například u dokladů za opravy vozidel a další provozní náklady. Přímo u záznamu je vidět, kdo má fakturu zkontrolovat a do jakého termínu. Komentáře uchovávají další souvislosti, například potvrzení správnosti, vysvětlení rozdílu nebo informaci o vrácení dokladu.

Informace tak zůstávají uložené přímo u dokumentu, ke kterému patří. Ostatní oprávnění uživatelé se mohou rychle zorientovat bez přeposílání e-mailů a dodatečného zjišťování aktuálního stavu.

Každý má přístup jen k tomu, s čím skutečně pracuje

Ne každý zaměstnanec potřebuje stejné možnosti a přístup ke stejným informacím, a není to ani žádoucí.

Pomocí rolí a oprávnění lze určit, kdo může konkrétní datový zdroj spravovat, kdo může upravovat jeho obsah a kdo data pouze prohlíží. U standardních uživatelských účtů lze také přístup k vybranému zdroji zcela odebrat.

Firma tak může zapojit do zpracování dokumentů více pracovníků, rozdělit mezi ně odpovědnost a současně zachovat oddělení jednotlivých provozních oblastí.

Potřebný doklad lze rychle dohledat

Díky vytěženým a strukturovaným údajům nemusí uživatelé postupně otevírat jednotlivé soubory. Faktury mohou filtrovat, řadit a seskupovat podle informací uložených ve sloupcích. Lze tak zobrazit například doklady přiřazené konkrétnímu pracovníkovi, nezkontrolované faktury, záznamy podle termínu splatnosti nebo všechny opravy vztahující se k určitému vozidlu.

Data lze členit také podle dodavatele, střediska, pobočky nebo typu nákladu. Z původně samostatných dokumentů se tak stává přehledná databáze použitelná i pro retrospektivní analýzu uložených dat, a to bez nutnosti datového analytika.

Digitalizace nekončí u faktur

Stejný princip využívá WC Servis také v dalších firemních oblastech. V DATIFY vede personální dokumenty, evidenci smluv a informace související s vozidly. U vozového parku lze evidovat jednotlivá vozidla, jejich řidiče, servis, pojištění nebo důležité termíny. Personální agenda může obsahovat údaje o zaměstnancích, pracovních smlouvách, zdravotních prohlídkách nebo svěřeném majetku. Evidence smluv zase pomáhá udržovat přehled o dokumentech, závazcích a souvisejících lhůtách.

Jednotlivé oblasti mohou mít vlastní strukturu i přístupová oprávnění, ale zůstávají součástí jednoho firemního prostředí.

Řešení, které se přizpůsobilo potřebám firmy

Za jednu ze silných stránek DATIFY považuje WC Servis intuitivní nastavování datových zdrojů. Firma může přidávat nové sloupce, měnit způsob členění a vytvářet další oblasti podle toho, jak se její potřeby vyvíjejí. WC Servis tak nemusel svůj provoz přizpůsobovat pevně nastavenému systému.

Jedno prostředí pro dokumenty i navazující procesy

Digitalizace ve WC Servis nespočívá pouze v nahrazení papíru elektronickým souborem. AI vytěžování převádí faktury na použitelná data, samostatné datové zdroje jim dávají potřebnou strukturu a role, oprávnění a stavové sloupce pomáhají řídit jejich další zpracování.

Firma tak získala jedno digitální prostředí pro evidenci, vyhledávání i řízení každodenní administrativy.