DATIFY

Pro koho se DATIFY hodí

Tam, kde se agenda vede v tabulkách a termíny hlídá hlava.Účetní kanceláře, dopravci, výrobní firmy, správci nemovitostí i úřady – pokaždé jiná agenda, ale stejný začátek. Vyberte si podle velikosti organizace nebo podle oboru a uvidíte, co z přepisování a hlídání termínů převezme DATIFY.

Podle oboru

Kde se DATIFY vyplatí nejvíc

U každého oboru je vidět, co si v DATIFY vede a jak nad tím pracuje asistent i automatizace.

  1. Účetní a poradenské kanceláře

    Typické datové zdroje
    • Smlouvy
    • Faktury
    • Termíny podání
    • Klienti
    • Přijaté dokumenty

    Desítky klientů, stovky dokumentů a termínů, které nesmí propadnout.

    Každý klient má svoji složku s dokumenty, termíny i odpovědnou osobou. Když přijde faktura nebo dodatek, vytěží se rovnou do řádku a je vidět, kdo ho má zkontrolovat.

    • Vytěžování faktur a smluv místo přepisování
    • Termíny podání a lhůty hlídané automatizací
    • Oddělený přístup ke klientským datům podle rolí

    „Nechtěli jsme mít faktury jen uložené. Potřebovali jsme vědět, kdo je má zkontrolovat a v jakém jsou stavu.“

    Pavla Šulcová · WC ServisPřečíst případovou studii

  2. Doprava a logistika

    Typické datové zdroje
    • Vozový park
    • Zakázky
    • Pojistky
    • Řidiči
    • Servisy a opravy

    Vozidla, řidiči, servisy a pojistky, které se navzájem prolínají.

    Vozidlo drží pohromadě se svým řidičem, servisy, pojistkou i náklady na středisko. Termíny hlídá pravidlo, takže konec STK nebo pojistky se neobjeví až v provozu.

    • STK, servis a pojištění s připomínkou předem
    • Přiřazení vozidla řidiči i s historií
    • Náklady na vozidlo a středisko v jednom přehledu

    „S DATIFY jsme téměř od začátku. Z původní evidence postupně vyrostlo společné prostředí pro naše zakázky, smlouvy, vozidla i podněty z provozu.“

    Tým ČD BusPřečíst případovou studii

  3. Výroba

    Typické datové zdroje
    • Stroje
    • Revize
    • Školení
    • Náhradní díly
    • Reklamace

    Majetek, revize a školení, u kterých je průkaznost povinná.

    Ke stroji patří jeho doklady, revize a lidé, kteří na něm smějí pracovat. U kontroly se nedohledává, kdo co kdy potvrdil – historie zůstává u záznamu.

    • Karta stroje s doklady, revizemi a údržbou
    • Školení a lékařské prohlídky pod dohledem pravidla
    • Historie změn u každého záznamu

    „DATIFY postupně rozšiřujeme do dalších částí skupiny a zapojujeme nové uživatele.“

    Zuzana Revilaková · Pivovary Lobkowicz GroupPřečíst případovou studii

  4. Obchod a retail

    Typické datové zdroje
    • Dodavatelé
    • Pobočky
    • Objednávky
    • Ceníky
    • Reklamace

    Dodavatelské smlouvy, pobočky a rámce s termíny prolongace.

    Rámcová smlouva drží u sebe s dodavatelem, ceníkem i pobočkou, které se týká. Před koncem výpovědní lhůty se ozve pravidlo, ne až obchodník na schůzce.

    • Smlouvy s hlídáním výpovědních lhůt
    • Přehled podle poboček a středisek
    • Schvalování objednávek přes potvrzení v pravidle

    „Hledali jsme řešení pro evidence, které jsme do té doby vedli v různých tabulkách, e-mailech a sdílených složkách. Potřebovali jsme je dostat na jedno místo a současně zachovat jejich přehlednost.“

    Michaela Krýchová · datová analytička, DOBROVSKÝPřečíst případovou studii

  5. Správa nemovitostí

    Typické datové zdroje
    • Budovy
    • Jednotky
    • Nájmy
    • Odečty
    • Revize a servis

    Budovy, jednotky a nájemní vztahy provázané dohromady.

    Budova ví o svých jednotkách, jednotka o nájemní smlouvě a ta o termínech i odečtech. Obsazenost a výnosy se počítají z evidence, ne z ručně udržované tabulky.

    • Vazby budova → jednotka → nájemní smlouva
    • Termíny nájmů, revizí a odečtů
    • Přehledy obsazenosti a výnosů

  6. Veřejná správa a příspěvkové organizace

    Typické datové zdroje
    • Směrnice
    • Smlouvy
    • Majetek
    • Žádosti
    • Zápisy z jednání

    Evidence, u kterých je potřeba doložit, kdo co kdy změnil.

    Směrnice, smlouvy a majetek mají verzi, platnost a garanta. Podklady ke kontrole se tak skládají z evidence, ne z e-mailů a sdílených disků.

    • Dohledatelná historie u každého záznamu
    • Přístup řízený rolemi a oprávněními
    • Data v datovém centru provozovatele
Podle typu agendy

Co se do DATIFY dává nejčastěji

Agendy se skládají z týchž dílů: tabulka, termíny, dokumenty a lidé kolem nich. Tohle jsou ty, se kterými klienti začínají.

  • Smlouvy a termíny

    Smlouvy, dodatky a výpovědní lhůty s připomínkou předem.

  • Vozový park

    Vozidla, řidiči, STK, servisy a pojistky na jednom místě.

  • Revize a majetek

    Stroje a doklady k nim, u kterých je průkaznost povinná.

  • Dokumenty a vytěžování

    Faktury a smlouvy se přepíšou do tabulky bez ručního opisování.

  • Klienti a zakázky

    Kdo je za co odpovědný a v jakém stavu to zrovna je.

  • Řízená dokumentace

    Verze, platnost a garant u každé směrnice a řádu.

Napříč obory

Nad daty pracuje agent, ne chatbot

Asistent nejen odpovídá. Má vlastní přístup k datům, vlastní úlohy v kalendáři a sáhne i mimo chat – do filtru, vzorce nebo automatizace. Platí to bez ohledu na obor i velikost.

Vlastní agenti

Agent s trvalými pokyny a vlastním přístupem k datům. Zaškolíte ho jednou a pak ho sdílíte kolegům jako nového člena týmu.

Úlohy podle kalendáře

Přehled smluv, kterým končí platnost, chystá agent každé pondělí sám. Domluvíte se jednou, připomínat se nemusí.

Vytěžování dokumentů

Nahraná faktura nebo smlouva se přepíše rovnou do řádku, klidně i po dávkách.

Dotazy nad daty

Zeptáte se běžnou větou a agent projde záznamy, ke kterým má přístup.

Generování dokumentů

Report, prezentace nebo tabulka postavená z vašich dat a přiložená rovnou k odpovědi.

AI i mimo chat

Filtr, vzorec i podmínku v automatizaci popíšete větou přímo tam, kde je potřebujete.

Agent je kolega, kterému se dá vidět pod ruce

  • Vlastní oprávněníK datům se dostane jen tam, kam mu otevřete. Nepůjčuje si vaše přístupy.
  • Dohledatelná práceU agenta zůstává historie běhů i verzí pokynů, takže je vidět, co odpracoval.
  • Útrata pod kontrolouU úloh se nastavuje strop, takže náklady na AI zůstávají v dohodnutých mezích.
Podívejte se na automatizaceCo všechno produkt umíNápověda k AI funkcím

Nenašli jste svůj obor?

Konzultace zdarma