Každý vidí, co má vidět
Role a oprávnění se nastavují na agendu i na jednotlivý datový zdroj, včetně přístupu jen pro čtení.
Firma, které přibývají lidé i agendy
Na stejná data sahá víc lidí, přibývají pobočky a evidence se začínají prolínat. Přístup se dá rozdělit podle rolí a rutinu převezmou pravidla.
Mezi zákazníky DATIFY jsou firmy, kterým agendy přerostly jedno oddělení.
schvaleni-objednavky
SpouštěčAkce
Když je splněna podmínka
Podmínky
Cenaje větší než50 000 Kč
Vyžádat potvrzení
UživateléVedoucí střediska
Jak to vypadá
Pravidlo, které si řekne o schválení
Objednávka nad dohodnutou částku počká na potvrzení vedoucího střediska. U každého kroku zůstává stopa, kdo ho odklikl.
Proč to dává smysl
Co drží data pohromadě, když firma roste
Agendy na sebe navazují
Vozidlo ví o řidiči, smlouva o klientovi. Vazba drží data pohromadě, takže se nekopírují mezi tabulkami.
Rutina jde na pravidla
Schvalování, připomínky a hlídání stavů běží samo a u každého kroku zůstává stopa, kdo ho potvrdil.
Jak se začíná
Nasazení, které nezastaví provoz
- 01
Sjednotíte, co je kde
Projdou se stávající tabulky a sdílené disky a vznikne mapa agend, které se překrývají.
- 02
Rozdělíte přístup podle rolí
Kdo data zakládá, kdo je jen čte a kdo schvaluje. Oprávnění se pak dědí z agendy na datové zdroje.
- 03
Zapnete automatizace nad tím, co se opakuje
Nejdřív připomínky termínů, pak schvalování a přehledy podle středisek.
Nasazení
Co zůstává na vaší straně
Kroky výš popisují průběh nasazení. Tento přehled shrnuje, co k němu potřebujeme od vás a jak se rozdělí odpovědnost mezi vlastníky agend a správce.
- Kdo se zapojí
- Za každou agendou stojí její vlastník, který zná průběh procesu. Oprávnění za celou firmu spravuje jeden pověřený správce.
- Analýza procesů
- U každé agendy se popíše, jak proces skutečně běží: kdo podklad zakládá, kdo ho kontroluje a kdo schvaluje. Popis určuje strukturu sloupců, místa, kde automatizace počká na rozhodnutí člověka, i pracovní náplň agenta, který převezme opakující se část.
- Podklady od vás
- Exporty stávajících tabulek a přehled skupin, které ve firmě reálně fungují – středisek, oddělení nebo poboček. Podle nich se rozdělí přístup.
- Zaškolení
- Většině uživatelů stačí seznámení s pohledy a filtry. Podrobnější zaškolení se týká správců, kteří nastavují oprávnění a automatizace.
- Provoz a údržba
- Aplikace běží v prohlížeči a údržba zůstává na provozovateli. Agendy se převádějí po jedné, takže provoz firmy na dokončení celku nečeká.
Zkušenost z praxe
Takhle to vypadá u firmy, která roste s námi
Autobusová doprava
„S DATIFY jsme téměř od začátku. Z původní evidence postupně vyrostlo společné prostředí pro naše zakázky, smlouvy, vozidla i podněty z provozu.“
Tým ČD Bus
- 1 000+
- evidovaných zakázek
- 3 000+
- přiložených souborů
Než se rozhodnete
Časté dotazy
Otázky, které přicházejí ve chvíli, kdy s daty pracuje víc lidí najednou.
Jak se řídí, kdo má ke kterým datům přístup?
Oprávnění se udělují na třech úrovních – pracovní prostor, agenda a datový zdroj – a role udělená výše se propisuje níž. Čtenář data prohlíží, Editor je upravuje a Správce navíc mění strukturu i přístupy ostatních.
Oprávnění a roleJak se přidávají noví uživatelé?
Přístup se uděluje skupinám, takže nový kolega získá role členstvím ve skupině. Když má roli přímo i přes skupinu, uplatní se ta vyšší, a změna členství se projeví bez zásahu do jednotlivých agend.
Nastavení oprávněníLze DATIFY napojit na systémy, které už používáme?
Ano, prostřednictvím API. Přístup se vydává tokenem a je omezen limitem počtu volání, takže jedna integrace neovlivní provoz ostatních uživatelů.
API – přístup k datůmZjistíme zpětně, kdo záznam změnil?
U každého záznamu zůstává historie změn se jménem uživatele, časem a původní i novou hodnotou. Poslední krok lze vrátit zpět.
Historie změnJak se z popisu procesu stane práce agenta?
Agent se zakládá jako nový kolega: pokyny popisují jeho pracovní náplň, přidělené datové zdroje určují, kam smí, a úlohy říkají, co má dělat pravidelně a kdy. Čím přesněji je popsané, jak práci dnes odvádí člověk, tím přesněji ji agent převezme.
Vlastní agenti