Excel není knihovna

Ve firmě, která prodává knihy, se přirozeně pracuje s velkým množstvím informací. Jenže smlouvy, zaměstnanci, provozovny, revize nebo faktury nejsou zrovna četba, kterou chcete pokaždé hledat v jiném svazku. Část údajů byla v Excelu, část v e-mailech a zbytek ve sdílených složkách. Najít správnou informaci tak občas vyžadovalo téměř knihovnické vzdělání.

DOBROVSKÝ proto hledal řešení, které by jednotlivé evidence spojilo do jednoho přehledného systému. DATIFY poprvé představili zástupcům společnosti 24. dubna 2025. U stolu tehdy seděl Petr Dobrovský, jeho syn a technický ředitel Tomáš Kult. Schůzka skončila pozitivně a zájem se rychle proměnil v konkrétní rozhodnutí. Dne 27. června 2025 si společnost DATIFY pořídila.

Jedno místo pro to, co bylo dříve všude

DATIFY se postupně stalo společným bodem pro řadu firemních agend. Společnost v něm eviduje zaměstnance a jejich působiště, dodavatele, střediska, provozovny i interní směrnice. Jednotlivé informace přitom nejsou jen řádky v tabulce. Díky vazbám mezi datovými zdroji lze například zaměstnance spojit s konkrétní provozovnou, majetkem nebo potřebnými dokumenty.

Právě provozovny jsou pro DOBROVSKÝ důležitým orientačním bodem. DATIFY spojuje informace z centrály, prodejen a dalších pracovišť a umožňuje nad nimi vytvářet přehledné pohledy. Uživatel tak nemusí znát strukturu původních složek ani tušit, ve kterém souboru kolega naposledy provedl změnu.

Smlouvy, které hlídají samy sebe

Významnou část systému tvoří evidence obchodních a nájemních smluv a bankovních garancí. DATIFY z dokumentů pomocí AI vytěžuje důležité údaje a převádí je do strukturované podoby. Vedle originálního dokumentu tak uživatelé vidí smluvní strany, předmět smlouvy, její stav, platnost nebo důležité termíny.

U nájemních smluv lze informace propojit s konkrétní prodejnou a sledovat nejen konec platnosti, ale také okamžik, kdy je potřeba začít jednat o prodloužení. Připomínky upozorní odpovědné pracovníky včas. Smlouva tak nezmizí v šanonu ani ve složce pojmenované „finální_verze_opravdu_poslední“.

Revize bez lovení potvrzení

Podobně DATIFY pomáhá s revizemi, kontrolami, požární ochranou, školením řidičů a dokumentací BOZP. Každý záznam obsahuje příslušné pracoviště nebo zaměstnance, datum provedení, dobu platnosti a originální přílohu.

Termíny lze filtrovat a řadit podle naléhavosti. Odpovědný pracovník proto vidí, čemu končí platnost a co už bylo splněno. Místo zpětného dohledávání potvrzení vzniká živá evidence, se kterou lze průběžně pracovat.

Od faktury ke schválení

Do DATIFY se přesunula také evidence přijatých faktur. AI vytěžování převede údaje z dokumentu do připravených sloupců a faktura následně pokračuje ke správnému schvalovateli. Stav záznamu ukazuje, zda faktura čeká na rozhodnutí, byla schválena, zamítnuta nebo zaúčtována.

Stejný princip využívá DOBROVSKÝ u vozidel, firemního majetku a předávacích protokolů. Dokument zůstává připojený přímo k záznamu, takže je společně s aktuálním stavem dostupný tam, kde ho uživatel očekává.

Když uživatel nepíše jen „nejde to“

Důležitou roli v rozvoji řešení má Michaela Krýchová, datová analytička společnosti DOBROVSKÝ. Z její komunikace s naším týmem je patrné, že DATIFY nevnímá jako hotovou krabici, které se musí firma přizpůsobit. Hledá způsoby, jak systém využít pro stále pokročilejší scénáře.

Její podněty proto často míří za hranice běžné uživatelské podpory. Řeší například automatické nahrávání dokumentů, jejich zpracování přes API a následné AI vytěžení. U automatizací navrhuje pružnější práci s daty, dynamické výpočty termínů nebo odesílání upozornění uživateli uvedenému přímo v konkrétním záznamu.

Když narazí na nečekané chování, neposílá neurčité „ono to nefunguje“. Připojí konkrétní situaci, popíše očekávaný výsledek a často sama nabídne možnou příčinu. Pro produktový tým DATIFY je taková zpětná vazba mimořádně cenná. Některé požadavky lze vyřešit úpravou nastavení, jiné se dostávají přímo k vývoji a pomáhají určovat, kam se má aplikace posunout dál.

Systém, který s firmou dál roste

DATIFY dnes ve společnosti DOBROVSKÝ propojuje provozní, personální, smluvní i finanční informace. Nahrazuje roztříštěné tabulky a složky jednotným prostředím, ve kterém jsou data, dokumenty, termíny i odpovědnosti součástí jednoho celku.

Příběh DOBROVSKÝ ale není jen o digitalizaci existujících evidencí. Je také o postupném hledání dalších cest, jak data využít, automatizovat a napojit na okolní systémy. A právě díky aktivním uživatelům, kteří aplikaci nejen používají, ale přemýšlejí o ní, se DATIFY může dál zlepšovat.

Protože dobrý informační systém má s knihou jednu společnou vlastnost: když je dobře uspořádaný, vždycky víte, kde hledat.