Pivo má mít říz. Dokumentace má mít řád.

Ve skupině Pivovary Lobkowicz Group vznikají dokumenty prakticky všude. A pokud má každý provoz vlastní systém složek, názvů a tabulek, začne být hledání správné smlouvy časem náročnější než její vyjednání.

Pivovary Lobkowicz Group proto budují v DATIFY společné prostředí, které respektuje strukturu celé skupiny, ale zároveň ponechává jednotlivým pivovarům a oddělením jejich vlastní prostor. Výsledkem není jeden obří digitální šanon, ale přehledná síť agend, ve které má každý dokument své místo, souvislosti i odpovědné uživatele.

Jedna skupina neznamená jednu hromadu dokumentů

Výroba je v DATIFY rozdělená podle jednotlivých pivovarů. Vedle nich existuje také společná skupinová evidence.

• Protivín,
• Jihlava,
• Rychtář,
• Uherský Brod,
• Klášter,
• Černá Hora,
• Vysoký Chlumec.

Stejný princip využívá logistika nebo obchod ON TRADE. Každý pivovar či obchodní region má vlastní datový zdroj, všechny však pracují se stejnou logikou a strukturou. Uživatelé se tak nemusí pokaždé učit jiný způsob evidence jen proto, že otevřeli dokument z jiného provozu.

V obchodní části jsou oddělené také aktivity ON TRADE a OFF TRADE. DATIFY zde pomáhá evidovat smlouvy o podmínkách prodeje, rámcové dohody, dodatky, marketingové plány nebo spolupráci s tuzemskými i zahraničními obchodními partnery.

Dokumenty tedy zůstávají tam, kam věcně patří. Jen už se nemusí hledat podle toho, kdo si vzpomene, ve které složce byly naposledy uloženy.

Stejná kostra, jiný obsah

Napříč agendami používá Pivovary Lobkowicz Group jednotný způsob práce. U dokumentu lze evidovat jeho číslo a název, protistranu, IČO, stručný předmět, příslušnou společnost skupiny i důležitá data.

Díky tomu není dokument v DATIFY pouze přílohou s názvem souboru. Je z něj strukturovaný záznam, který lze vyhledat, filtrovat, zařadit do potřebného pohledu a dále zpracovávat.

To platí pro výrobní smlouvy, servisní dokumentaci a certifikace stejně jako pro obchodní dohody, IT služby nebo finanční dokumenty. Jednotlivé týmy pracují s odlišným obsahem, prostředí a základní pravidla evidence však zůstávají stejná.

A to je u skupiny s několika provozy podstatný rozdíl: standardizace bez toho, aby se všechna oddělení musela násilím vejít do jedné univerzální tabulky.

Od výroby až po plné moci

DATIFY ve skupině postupně překročilo hranice jednoho oddělení. Vedle výroby, obchodu, marketingu a logistiky dnes zahrnuje také finance, právní dokumentaci, IT, správu nemovitostí, HR, investiční majetek, projekty nebo slovenskou část skupiny.

Samostatná agenda vznikla například pro pověření a plné moci. Na jednom místě je tak možné dohledat, kdo je oprávněn společnost zastupovat a pro jaký typ jednání bylo pověření vydáno. Právní oddělení eviduje smlouvy a související dokumenty, IT pracuje s technickými specifikacemi a licencemi a finance se servisními, úvěrovými či pojistnými dokumenty.

Některé agendy jsou už naplněné každodenní prací, jiné jsou připravené pro další rozvoj. DATIFY tak neroste jednorázovým velkým projektem, ale společně s tím, jak se do systému zapojují další týmy a uživatelé.

Aktivní uživatel není reklamace. Je to vývojový partner.

Se Zuzanou Revilakovou, která DATIFY spravuje napříč skupinou, jsme v pravidelném kontaktu. Pivovary Lobkowicz Group aplikaci intenzivně používají, přidávají další uživatele a průběžně nám předávají zkušenosti z reálného provozu.

Nejde přitom jen o hlášení toho, co by mohlo fungovat jinak. Zpětná vazba často přináší konkrétní náměty na úpravy a nové funkce. Pro nás v DATIFY je taková spolupráce mimořádně cenná: produkt nevzniká pouze podle představ vývojového týmu, ale také podle toho, co uživatelé skutečně potřebují při každodenní práci.

Tahle spolupráce má jednoduchou logiku. Uživatelé přesně vědí, kde je v běžném provozu tlačí bota. My zase víme, jak z jejich podnětu vytvořit funkci, která může pomoci i dalším firmám. Když obě strany mluví otevřeně a pravidelně, aplikace se neposouvá podle dojmů, ale podle skutečné práce.

Přehled, který se může rozrůstat spolu se skupinou

Pivovary Lobkowicz Group dnes využívají DATIFY jako společnou dokumentovou základnu pro různé společnosti, pivovary a odborná oddělení. Každá část organizace má prostor odpovídající své práci, ale dokumenty se řídí jednotnou strukturou a zůstávají dostupné podle nastavených oprávnění.

Přínosem není pouze rychlejší hledání. Důležitá je také možnost rozšiřovat systém bez toho, aby s každou novou agendou vznikal další izolovaný ostrov dat.

A přesně v tom spočívá smysl DATIFY: nevnutit firmě jednu tabulku pro všechno, ale vytvořit prostředí, ve kterém spolu výroba, obchod i podpůrná oddělení dokážou fungovat podle společných pravidel.

Protože dobrý pivovar může mít několik značek, provozů i receptur. Ve firemních dokumentech je ale lepší držet jeden systém.