Přehled automatizací
Co jsou automatizace, z čeho se skládají, kdo je smí nastavovat a kde dohledáte, co provedly.
Automatizace je pravidlo, které za vás udělá práci, kterou byste jinak dělali ručně: hlídá termíny, rozesílá upozornění, doplňuje hodnoty nebo si vyžádá schválení. Běží na pozadí, i když v DATIFY zrovna nikdo není.
Automatizace jsou placený doplněk. Pokud je nemáte, DATIFY u nich nabídne tlačítko Mám zájem. Vytvářet a upravovat je smí Administrátor pracovního prostoru; odpovědět na žádost o schválení může kdokoli, komu přijde.
Z čeho se automatizace skládá
Každá automatizace má jeden spouštěč a za ním strom akcí. Spouštěč určuje, kdy se pravidlo rozběhne; akce určují, co se stane. Akce jdou za sebou; jediné místo, kde se cesta dělí, je akce Vyžádat potvrzení, která pokračuje větví Potvrzeno, nebo Zamítnuto.
Jeden na automatizaci. Rozhodne, kdy se rozběhne – změna záznamu, čas, nebo nový záznam.
Jdou popořadě. Odešlou upozornění, upraví záznam, najdou záznamy nebo si vyžádají potvrzení.
Každé spuštění se zapíše se stavem, takže dohledáte, co proběhlo a co selhalo.
Automatizace najdete v levém panelu v sekci Automatizace. Novou přidáte tlačítkem volbou Přidat novou automatizaci; pravidla si můžete skládat do složek. Zapíná a vypíná se přepínačem v seznamu.
Automatizace se upravuje ve vypnutém stavu. Než v ní něco změníte, přepněte ji přepínačem na neaktivní – DATIFY jinak připomene Tato automatizace je aktivní. Pro provedení změn ji nejprve deaktivujte. Vypnutím se navíc ukončí běhy, které zrovna čekají, včetně nevyřízených žádostí o schválení.
Pravidlo se píše jednou pro celou tabulku
Většina polí v nastavení akce nemusí mít pevnou hodnotu. Místo ní tam vložíte dynamickou referenci – odkaz na sloupec záznamu nebo na jinou hodnotu z běhu, který DATIFY dosadí až za chodu. Právě díky tomu obslouží jedno pravidlo celou tabulku.
Reference jsou to, co automatizace drží pohromadě, a mají proto vlastní sekci: Dynamické reference popisují, odkud se hodnoty berou, jak se vkládají, co z nich vyjde a jaké funkce jsou k dispozici.
Co si pohlídat
Automatizace jedná jménem toho, kdo akci vytvořil, ne jménem toho, kdo ji spustil. V historii záznamu proto uvidíte u jejích úprav odznak Automatizace; jak se takový zásah vrací, popisuje Vracení změn.
Když akce selže, DATIFY ji zkusí zopakovat; po třetím neúspěchu skončí celý běh stavem Selhalo. Při ladění proto pomůže Historie automatizací a zkusit pravidlo nejdřív na jednom záznamu.