Příprava CSV souboru
Jak z Excelu uložit soubor, který DATIFY naimportuje bez ztráty dat – kódování, názvy sloupců, formáty hodnot a co se z CSV přenést nedá.
Import čte data z CSV souboru. Většina potíží nevzniká při samotném importu, ale už při ukládání souboru – proto se vyplatí věnovat pár minut přípravě. Tenhle článek popisuje, jak má soubor vypadat; samotný postup importu najdete v článku Import CSV.
Uložení souboru z Excelu
- Otevřete svůj dokument v Excelu.
- Klikněte na Soubor > Uložit jako.
- Zvolte formát CSV UTF-8 (s oddělovači).
Na formátu CSV UTF-8 záleží ze všeho nejvíc. DATIFY čte soubory v kódování UTF-8; když soubor uložíte ve starším kódování (třeba Windows-1250), diakritika se rozsype na nesmyslné znaky. Pokud v naimportovaných datech vidíte místo Novák něco jako Novák, byl špatně uložený soubor.
Čím jsou sloupce oddělené, řešit nemusíte – DATIFY si oddělovač zjistí sám podle prvního řádku a rozezná čárku, středník i dvojtečku. České Excely ukládají středník a to je v pořádku. Soubor oddělený tabulátorem (TSV) proto před importem znovu uložte s některým z těchto oddělovačů; samotné přejmenování přípony na .csv z něj v tabulce udělá jediný sloupec.
Importuje se formát CSV, takže sešity .xlsx z Excelu ukládejte přes Uložit jako. Soubor má být menší než 64 MB.
Názvy sloupců
První řádek musí obsahovat názvy sloupců – bez něj se import nespustí. Ideálně je pojmenujte přesně tak, jak se jmenují sloupce v DATIFY; pak si je aplikace spáruje sama a vy jen zkontrolujete výsledek. Když se názvy liší, nevadí: přiřazení si ručně upravíte při importu.
Takhle vypadá správně připravený soubor:
Jméno;Příjmení;Zaměstnání;Datum nástupu
Marek;Novotný;Hasič;2023-01-15
Honza;Majer;Policista;2023-02-20Formáty hodnot
DATIFY u každého sloupce očekává hodnotu ve tvaru, který odpovídá jeho typu. Když hodnotě neporozumí, buňku ponechá prázdnou a import doběhne jako úspěšný – proto se vyplatí formáty projít předem.
| Typ sloupce | Co do buňky napsat |
|---|---|
| Číslo, Měna, Procenta | Desetinná tečka: 1234.50. Bez symbolu měny, bez mezer mezi tisíci. |
| Datum | 2023-09-13 nebo 13.09.2023, případně s časem. |
| Checkbox | ano, yes, true, 1 – nebo ne, no, false, 0. |
| Výběr jedné možnosti | Přesný název hodnoty, například Hotovo. |
| Výběr více možností | Hodnoty oddělené čárkou: Praha,Brno. |
| Text, E-mail, Odkaz na web | Cokoli – obsah se přenese tak, jak je. |
| Sloupec z jiné tabulky | Název záznamu z druhé tabulky, na který se má vazba navázat. |
Desetinná čárka je nejčastější příčina zmizelých dat. Excel v češtině zapisuje ceny jako 1234,50, jenže DATIFY čeká 1234.50 – hodnota s čárkou proto zůstane prázdná. Před uložením v číselných sloupcích nahraďte čárky tečkami a odstraňte oddělovače tisíců i symboly měny – místo 1 200 Kč tedy zapište 1200.
U dat se držte tvaru 2023-09-13, nebo 13.09.2023. Zápis 03/04/2023 DATIFY přečte jako 3. dubna – pořadí je den/měsíc.
Na co dát pozor u hodnot výběru
Když u výběrového sloupce zapíšete hodnotu, kterou DATIFY nezná, založí ji jako novou možnost. Šetří to práci, ale je citlivé na přesný zápis: Praha a praha vzniknou jako dvě různé možnosti. Před importem si proto sjednoťte psaní velkých písmen.
U sloupce s výběrem více možností odděluje hodnoty v buňce čárka, i když je soubor oddělený středníkem. Hodnotu, která má čárku přímo v názvu, proto čárka rozdělí na dvě – takové hodnoty se vyplatí před importem přejmenovat.
Co se z CSV nenaimportuje
Některé sloupce se plní jinou cestou než z CSV – buď si je DATIFY počítá samo, nebo nejde o prostý text:
- Vzorec, Pořadí a sloupce přenesené přes vazbu si DATIFY počítá samo, takže je při přiřazování polí ani nenabídne.
- Příloha a Uživatel se plní až v DATIFY – soubory nahrajete a uživatele přiřadíte po importu.
- Sloupec z jiné tabulky vazbu naváže jen na záznam, který ve druhé tabulce už existuje. Pokud ho nenajde, políčko zůstane prázdné a nový záznam v druhé tabulce nevznikne – připravte si proto obě tabulky ve správném pořadí.