Začínáme v DATIFY
První kroky v DATIFY: jak je aplikace uspořádaná, přihlášení a výběr workspace a založení první agendy, datového zdroje a záznamu.
DATIFY je místo, kde svá data spravujete v přehledných tabulkách – namísto roztroušených tabulek v Excelu a příloh v e-mailech. Tento článek vysvětlí, jak je aplikace uspořádaná, a provede vás založením prvních vlastních dat.
Jak je DATIFY uspořádané
Data v DATIFY jsou vždy uložená ve stejné hierarchii. Čím výš pojem stojí, tím obecnější je.
Prolínají se celou aplikací – jakmile je znáte, zorientujete se v DATIFY rychle.
Patří k licenci vaší firmy. Jsou v něm všechna data i lidé z týmu.
Drží pohromadě data k jedné oblasti, například Nábor, Zakázky nebo Sklad.
Tabulka uvnitř agendy. Jedna agenda jich může obsahovat víc.
Jedna konkrétní položka: uchazeč, zakázka nebo kus zboží.
Cesta od přihlášení k prvním datům má pak tři kroky:
Přes přihlášení organizace se dostanete do svého pracovního prostředí.
Popíšete ji AI asistentovi, vyberete šablonu, nebo začnete od prázdné.
V agendě vytvoříte tabulku a do ní první řádek s daty.
Přihlášení a výběr workspace
Do DATIFY se přihlašujete přes přihlášení své organizace – v aplikaci není žádná samostatná registrace. Odkaz a přístup dostanete od správce licence.
- Máte-li přístup k jednomu workspace, DATIFY vás rovnou přenese na jeho hlavní stránku.
- Máte-li jich víc, objeví se obrazovka Vyberte workspace. U požadovaného klikněte na Vybrat.
Pokud vás aplikace místo toho odkáže na stránku o chybějící licenci, není váš účet zatím přiřazený k žádnému workspace – požádejte správce licence o přidělení přístupu.
Orientace v aplikaci
Po vstupu jste na úvodní stránce, kde vás nahoře přivítá AI asistent otázkou „S čím vám mohu pomoci?". Pod ním jsou widgety s vašimi agendami, oblíbenými a nedávnými položkami; po aplikaci se pohybujete přes levý panel.
Podrobně to popisuje Orientace v aplikaci – kde co najdete, jak si úvod přeskládat a jak se dostat k agendě, tabulce, pohledu i záznamu.
Vytvoření první agendy
Když je workspace ještě prázdný, přivítá vás obrazovka Vytvořte si první agendu. Další agendy pak kdykoli přidáte tlačítkem Nová agenda v sekci Agendy. V obou případech se nabízejí tři cesty:
- AI asistent – do pole Zadejte zprávu… popište, co potřebujete evidovat („chci evidovat uchazeče o práci"), a klikněte na Vytvořit agendu. Asistent připraví hotovou agendu i s tabulkami.
- Připravená šablona – pod polem je nabídka nebo si vyberte jednu z připravených šablon: pro typické situace (například Projekty nebo Zastupitelstvo / Rada).
- Prázdná agenda – zvolte dlaždici Prázdná agenda, do pole Zadejte název agendy napište název a klikněte na Potvrdit.
Zakládání agend bývá vyhrazené správci workspace. Pokud tlačítko nevidíte nebo se objeví hláška Nemáte oprávnění pro vytvoření agendy, požádejte správce licence o vyšší roli, nebo ať agendu založí za vás. Název agendy (i datového zdroje) musí mít aspoň tři znaky – kratší název aplikace nepřijme.
Přidání prvního datového zdroje a záznamu
Nová agenda je zatím prázdná. Jakmile ji otevřete, DATIFY rovnou nabídne dialog Nový datový zdroj s poznámkou Toto bude první datový zdroj v agendě…:
- Do pole Název napište, jak se má tabulka jmenovat.
- Klikněte na Vytvořit datový zdroj.
DATIFY vytvoří tabulku s výchozími sloupci Název, Stav, Datum a Příloha a s pohledem Vše. U hlášky Tabulka je prázdná, přidejte první záznam přidejte první řádek – a máte za sebou úplně první data v DATIFY. Vytvoření datového zdroje může být také vázané na roli; pokud volbu nevidíte, obraťte se na správce workspace.
Kam dál
- Úvod do datových zdrojů – z čeho se datový zdroj skládá a jaké typy sloupců máte.
- Oprávnění a role – kdo smí data prohlížet, upravovat a spravovat.
- Příprava CSV souboru – jak do DATIFY dostat data, která už máte.