Filtry, řazení a skupiny
Jak filtrem omezit zobrazené záznamy, jaké podmínky nabízí každý typ sloupce, a jak záznamy seřadit a rozdělit do skupin.
Filtr, řazení a seskupení rozhodují o tom, co v pohledu uvidíte: které záznamy se zobrazí, v jakém pořadí a jestli se rozdělí do skupin. Jsou to nastavení pohledu, takže data samotná zůstávají beze změny a každý pohled nad stejným datovým zdrojem je může mít vlastní. Co je pohled a jak ho založit, popisuje článek Pohledy.
Filtry
Filtr ukáže záznamy, které splní zadanou podmínku; ostatní zůstanou v datech a v tomto pohledu se jen nezobrazí. Hodí se, když chcete vidět jen část dat: své otevřené úkoly, záznamy po termínu nebo položky jednoho stavu. Na kanbanové nástěnce filtr určuje, které karty jsou vidět, a počty v záhlavích sloupců se mu přizpůsobí.
Jak filtr nastavit
Filtr je složený z podmínek. Každá podmínka má tři části: sloupec, operátor (co se s hodnotou má porovnat) a hodnotu.
- Na liště pohledu zvolte Upravit filtr.
- Klikněte na Přidat podmínku.
- Vyberte sloupec, pak operátor a nakonec zadejte nebo vyberte hodnotu.
Podmínky podle typu sloupce
Nabídka operátorů se řídí typem sloupce. U operátorů si všímejte rozdílu mezi je (přesná shoda celé hodnoty) a obsahuje / musí obsahovat (stačí část textu nebo jedna z vybraných možností). Většina typů navíc nabízí je prázdný a není prázdný, které se neptají na konkrétní hodnotu, jen jestli je sloupec vyplněný.
Text, Odkaz na web, Email
| Podmínka | Co udělá |
|---|---|
| obsahuje | hodnota zadaný text obsahuje – stačí, když je někde uvnitř |
| neobsahuje | hodnota zadaný text nikde neobsahuje |
| je | hodnota je přesně zadaný text – musí sedět celá, ne jen část |
| není | hodnota je cokoli jiného než přesně zadaný text |
| je prázdný / není prázdný | sloupec bez hodnoty / s libovolnou hodnotou |
Příklad: u sloupce Firma s hodnotou „Alfa s.r.o." najde obsahuje Alfa tento záznam, ale je Alfa ne – celá hodnota není „Alfa".
Číslo, Měna, Procenta, Pořadí
| Podmínka | Co udělá |
|---|---|
| = | rovná se zadanému číslu |
| ≠ | nerovná se zadanému číslu |
| > | je větší než zadané číslo |
| < | je menší než zadané číslo |
| ≥ | je větší nebo rovno zadanému číslu |
| ≤ | je menší nebo rovno zadanému číslu |
| je prázdný / není prázdný | sloupec bez hodnoty / s hodnotou |
Příklad: Cena ≥ 10000 ukáže jen položky za deset tisíc a víc.
Datum
| Podmínka | Co udělá |
|---|---|
| je přesně | datum je právě zvolený den |
| není přesně | datum je jiný den než zvolený |
| je do | datum je zvolený den nebo dřívější |
| je po | datum je pozdější než zvolený den |
| je prázdný / není prázdný | sloupec bez data / s datem |
Zvolený den nemusíte zadávat jen konkrétním datem – můžete ho určit i relativně k dnešku, takže filtr platí i zítra:
| Volba dne | Co znamená |
|---|---|
| konkrétní datum | přesně zvolené datum z kalendáře |
| dnes / zítra / včera | dnešní, zítřejší nebo včerejší den |
| za určitý počet dní | zadaný počet dní od dneška – třeba za 7 dní |
| před určitým počtem dní | zadaný počet dní zpět |
| za týden / za měsíc | týden nebo měsíc od dneška – nabízí se jen u je do a je po |
| před týdnem / před měsícem | týden nebo měsíc zpět – nabízí se jen u je do a je po |
Příklad: Termín je do dnes ukáže vše, co je dnes nebo už po termínu. Termín je po za 7 dní ukáže záznamy s termínem později než za týden.
Výběr jedné možnosti, Výběr více možností, Uživatel, Sloupec z jiné tabulky
| Podmínka | Co udělá |
|---|---|
| je | hodnota je přesně jedna zvolená možnost |
| není | hodnota je cokoli jiného než zvolená možnost |
| musí obsahovat | vyberete víc možností – odpovídá, když má záznam aspoň jednu z nich |
| nesmí obsahovat | odpovídá, když záznam nemá ani jednu z vybraných možností |
| je prázdný / není prázdný | nic nevybráno / cokoli vybráno |
Příklad: Stav je Hotovo ukáže jen hotové záznamy. U sloupce Štítky, kde má záznam víc hodnot, najde musí obsahovat Urgentní VIP každý záznam, který má aspoň jeden z těch štítků.
Checkbox
| Podmínka | Co udělá |
|---|---|
| je zaškrtnutý | políčko je zaškrtnuté |
| není zaškrtnutý | políčko není zaškrtnuté |
Příloha
Pro tento typ se filtr zatím nenabízí.
Víc podmínek najednou
Když přidáte víc podmínek, celý filtr je spojuje jedním způsobem, který zvolíte nahoře:
- a zároveň – záznam musí splnit všechny podmínky. Například Stav je
V řešenía zároveň Termín je dodnes= rozpracované záznamy po termínu. - nebo – stačí, když záznam splní aspoň jednu podmínku.
Volba platí pro celý filtr najednou – všechny podmínky spojuje buď „a zároveň", nebo „nebo". Když potřebujete obě logiky vedle sebe, rozdělte je do dvou pohledů.
Filtr slovy (DATIFY AI)
Místo skládání podmínek můžete filtr popsat běžnou větou – zvolte DATIFY AI podmínka a do pole Popište slovně váš požadovaný filtr napište třeba „faktury po splatnosti bez přiřazeného řešitele". DATIFY AI z toho sestaví podmínky za vás.
Řazení
Řazení určuje pořadí, ve kterém pohled záznamy vypíše. Otevřete Změnit řazení, přes Přidat řazení zvolte sloupec a směr Vzestupně, nebo Sestupně.
Řadit můžete podle víc sloupců naráz: pořadí určuje první z nich a záznamy se shodnou hodnotou pak seřadí druhý. Na kanbanové nástěnce řazení určuje pořadí karet uvnitř sloupců.
Skupiny a podskupiny
Seskupení rozdělí záznamy podle hodnoty vybraného sloupce. V tabulce vznikne pro každou hodnotu sbalovací sekce – řádek se záhlavím skupiny (název hodnoty a počet záznamů), pod ním patřičné záznamy; kliknutím na šipku sekci sbalíte. V kanbanu se ze skupin stanou sloupce nástěnky. Když třeba seskupíte podle sloupce Stav:
Poslední skupina Hotovo je pro ukázku sbalená – vidíte jen její záhlaví s počtem záznamů.
Zvolíte Seskupit dle a vyberete sloupec; druhou úroveň členění přidáte jako podskupinu. U dat určíte i podrobnost členění: Den, Týden, Měsíc, Čtvrtletí, nebo Rok. Prázdné skupiny schováte volbou Skrýt prázdné skupiny. Seskupení odeberete volbou Odebrat seskupení – u kanbanu seskupení zůstává vždy, protože z něj vznikají sloupce nástěnky; místo odebrání ho přepnete na jiný sloupec.