Základy práce s tabulkou

Tento článek popisuje každodenní práci v tabulkovém pohledu – přidávání záznamů, úpravy sloupců a výpočty. Co je pohled a jak ho vytvořit, popisuje článek Tabulkový pohled.

Přidání záznamu

Tlačítko Nový záznam nad tabulkou má dvě volby:

• Prázdný záznam – vpravo se otevře panel, do kterého záznam rovnou vypíšete. Ukládá se průběžně, takže panel jen zavřete.
• Z dokumentu – vyberete soubor a DATIFY AI z něj vytěží hodnoty a záznam předvyplní. Podrobnosti popisuje Vytěžování souborů.

Hromadně se záznamy do tabulky dostanou dvěma dalšími cestami, které popisují články Import CSV a API – přístup k datům.

Hodnotu upravíte přímo v buňce, klávesou Delete ji vymažete. Kliknutím pravým tlačítkem na řádek otevřete nabídku, ze které záznam Duplikujete nebo Odstraníte.

Pořadí a šířka sloupců

Pořadí sloupců změníte přetažením jejich záhlaví. Šířku upravíte tažením za pravý okraj záhlaví. Obojí platí jen pro tento pohled.

Skrytí sloupce

Sloupec, který zrovna nepotřebujete, můžete skrýt. Hodí se to u širokých tabulek, kde řešíte jen část informací.

1. Na liště pohledu klikněte na Skrýt.
2. V panelu Nastavte viditelnost sloupců: přepněte sloupec, který chcete skrýt nebo zobrazit.
3. Přetažením za úchyt v témže panelu zároveň měníte pořadí sloupců v pohledu.

Tlačítko Skrýt rovnou ukazuje, kolik sloupců je právě skrytých. Jeden sloupec skryjete i rychleji – volbou Skrýt v nabídce jeho záhlaví. Celou sadu přepnete tlačítky Skrýt vše a Zobrazit vše v patičce panelu. Pokud má datový zdroj jediný sloupec, tlačítko Skrýt se nenabízí – není co skrývat.

Primární sloupec (obvykle Název) zůstává vidět vždy, protože pojmenovává záznam; jeho přepínač je proto vypnutý s vysvětlením Primární sloupec není možné skrýt a v seznamu je označený jako Primární. Ani Skrýt vše ho neskryje – zůstane jediný viditelný.

Skrytí platí vždy jen pro pohled, ve kterém ho nastavíte. Stejný sloupec tak může být v jednom pohledu schovaný a ve druhém vidět.

Co skrytý sloupec dál dělá

Skrytí je něco jiného než odstranění: odstraněný sloupec zmizí i s hodnotami ze všech pohledů, kdežto skrytý zůstává v datech. Když chcete sloupec jen uklidit z očí, skryjte ho.

Protože sloupec nikam nezmizel, počítejte s tím, že se dál projeví:

• V detailu záznamu ho najdete pod tlačítkem Zobrazit skryté položky a můžete ho normálně vyplnit.
• Filtr a řazení nad skrytým sloupcem platí dál. Když skryjete sloupec, podle kterého filtrujete, pohled dál ukazuje jen odpovídající záznamy – jen už není vidět, čím to je.
• Export pohledu obsahuje jen zobrazené sloupce, a to v pořadí podle pohledu. Když potřebujete všechna data, exportujte celý datový zdroj – ten skrytí neřeší a vypíše všechny sloupce.

U nově přidaných sloupců počítejte s jednou vlastností: pokud v pohledu máte aspoň jeden sloupec skrytý, nový sloupec se v tomto pohledu založí rovnou jako skrytý. V pohledu, ze kterého sloupec zakládáte, se zobrazí vždy. Když vám tedy čerstvě přidaný sloupec jinde chybí, najdete ho v panelu Skrýt.

Přidání, přejmenování a odebrání sloupce

Nový sloupec přidáte tlačítkem Přidat sloupec na konci řádku se záhlavími. Vyberete z nabídky typ a v dialogu Vytvořit sloupec zadáte název a volitelný popis; sloupec se založí na konci tabulky. Když ho potřebujete jinam, otevřete nabídku sloupce, za který má patřit, a použijte Přidat nový sloupec za – typ vybíráte stejně. U typu Sloupec z jiné tabulky ještě zvolíte datový zdroj, na který se váže.

Přejmenovat sloupec jde volbou Nastavení sloupce v jeho nabídce. Dialog obsahuje název a popis – typ se tu nemění, ten je po založení daný, jak popisuje článek Sloupce. Nastavení, která má jen některý typ (formát čísla, hodnoty výběru, vzorec), najdete v téže nabídce pod vlastní položkou.

Odstranění je volba Odstranit sloupec, opět v nabídce sloupce. DATIFY se nejdřív zeptá a v dotazu upozorní, když sloupec něco jiného potřebuje: je zdrojem vazby mezi tabulkami, vstupuje do vzorce, používá ho automatizace nebo podle něj seskupuje kanbanový pohled. Máte-li vybráno víc sloupců naráz, smažou se všechny a tlačítko to říká počtem. Primární sloupec tabulce zůstává, protože pojmenovává záznam.

Smazaný sloupec i s hodnotami vrátí krok zpět, dokud platí zásobník úprav popsaný v článku Vracení změn. Ke schování sloupce z jednoho pohledu ale slouží skrytí, ne odstranění.

Ukotvení sloupců

Ukotvený sloupec zůstane na místě, i když tabulku posouváte doprava – hodí se pro název záznamu, ať víte, na kterém řádku jste. Ukotvují se sloupce zleva; když je sloupec dál vpravo, DATIFY napoví „Sloupec nelze ukotvit, pro možnost ukotvení jej přeřaďte doleva". Ukotvit lze sloupce nejvýš do tří čtvrtin šířky tabulky, aby zbylo místo na zbytek dat.

Výpočty v patičce

V patičce každého sloupce si můžete nechat spočítat souhrnnou hodnotu – počet záznamů, součet, průměr a další. Které funkce nabízí který typ sloupce a jak se chovají při seskupení, popisuje článek Agregace.

Kopírování a vkládání

Buňky a jejich bloky lze kopírovat, vyjímat a vkládat klávesovými zkratkami Ctrl+C, Ctrl+X a Ctrl+V. Data se přenášejí ve formátu kompatibilním s tabulkovými editory, takže je můžete vkládat z Excelu i do něj.

Související články