Zveřejnění v registru smluv
Jak z detailu záznamu připravit smlouvu pro registr smluv – vyplnit metadata, nechat je načíst z přílohy a předat vše do ONEPOST k odeslání.
Smlouvy, které podléhají zákonu o registru smluv, se zveřejňují datovou zprávou obsahující text smlouvy a soubor s metadaty. DATIFY vám obojí připraví přímo nad přílohami záznamu: vyplníte údaje o smlouvě, DATIFY k nim vytvoří soubor s metadaty v požadovaném formátu a celou zásilku předá do ONEPOST, kde ji jen odešlete.
Kde zveřejnění najdete
Zveřejnění začíná v detailu záznamu, u kterého máte smlouvu jako přílohu. Vedou k němu dvě cesty:
- U jedné přílohy otevřete nabídku a zvolte Zveřejnit v registru smluv.
- Když má smlouva víc souborů, označte je v seznamu příloh zaškrtnutím. Nad seznamem se objeví lišta hromadných akcí a v ní Zveřejnit v registru smluv.
Do jedné zásilky vyberte text smlouvy a její přílohy. Dodatek zveřejněte samostatně a v jeho údajích uveďte ID původního záznamu v registru. Volba je dostupná, dokud výběr nepřesáhne 49 souborů a 100 MB celkem; jedno místo v zásilce si DATIFY nechává pro soubor s metadaty. Přijímá se PDF, DOC, DOCX, RTF, ODT a TXT. Soubor s metadaty vytvořený při dřívějším zveřejnění do výběru nedávejte, DATIFY vytvoří nový.
Zveřejnit smlouvu může každý, kdo záznam vidí, včetně uživatelů s rolí Reader. Na samotných přílohách se nic nemění.
Vyplnění údajů o smlouvě
Formulář Zveřejnit v registru smluv je rozdělený do čtyř částí:
| Část | Co obsahuje |
|---|---|
| Smlouva | Předmět smlouvy, Datum uzavření, Číslo smlouvy / č.j., Ev. číslo zak. z VVZ, Podepisující osoba |
| Publikující smluvní strana | Název, IČO, Datová schránka, Adresa, Útvar / Odbor, Plátce / příjemce |
| Smluvní strany | stejné údaje za každou další stranu; další stranu přidáte přes Přidat stranu |
| Další údaje | Hodnota bez DPH, Hodnota včetně DPH, Hodnota v cizí měně, E-mail pro potvrzení a údaje k dodatkům a opravám |
Povinné údaje hlídá proužek nad formulářem: dokud některý chybí, vidíte Chybí N povinných údajů a do ONEPOST se zásilka nepředá. Částky můžete psát s desetinnou čárkou i tečkou, DATIFY je uloží beze změny přesnosti. Hodnotu včetně DPH vyplňte jen u smluv s DPH; když cenu uvést nelze, vyplňte místo ní Důvod neuvedení ceny.
Načtení údajů z přílohy
Údaje nemusíte opisovat. Klikněte na Načíst z přílohy a DATIFY AI je vyčte z textu smlouvy: předmět, datum uzavření, smluvní strany i částky. Po načtení vás formulář informuje, kolik údajů doplnil, a vy je zkontrolujete; přepsat můžete cokoli. Co z textu vyčíst nejde, zůstane prázdné a doplníte to ručně. Pokud jste část vyplnili sami, tlačítko se změní na Doplnit z přílohy a načte jen prázdná pole.
Když je příloha sken bez textové vrstvy, DATIFY ohlásí Přílohu nelze přečíst. Vyberte jiný soubor nebo údaje vyplňte ručně. Načtení z přílohy čerpá AI kredity stejně jako ostatní funkce DATIFY AI.
Rozpracovaný návrh se ukládá
Formulář můžete kdykoli zavřít tlačítkem Zavřít formulář, klávesou Esc nebo kliknutím mimo něj. Vyplněné údaje se uloží k vybraným souborům a při příštím otevření nad stejným výběrem se načtou. Pokud mezitím návrh upravil někdo jiný, DATIFY se před zahozením vašich změn zeptá. Tlačítkem Vymazat údaje začnete od prázdného formuláře.
Předání do ONEPOST
Když jsou všechny povinné údaje vyplněné, klikněte na Pokračovat v ONEPOST. DATIFY zkontroluje údaje, vytvoří soubor s metadaty a v novém okně otevře ONEPOST s připravenou datovou zprávou: adresátem je registr smluv a v příloze je soubor s metadaty i vybrané soubory smlouvy. Odeslání dokončíte v ONEPOST.
Soubor s metadaty se zároveň uloží jako nová příloha záznamu, takže máte doklad o tom, co jste zveřejnili. Když prohlížeč nové okno zablokuje, formulář zůstane otevřený a nabídne odkaz, kterým ONEPOST otevřete ručně.
Dodatky a opravy
Dodatek i opravu již zveřejněné smlouvy zveřejňujete jako samostatnou zásilku. V části Další údaje vyplňte ID záznamu původní smlouvy, tedy identifikátor, pod kterým je původní smlouva vedená v registru. U opravy navíc zaškrtněte Znepřístupnit předchozí záznam, aby v registru zůstala viditelná jen opravená verze.