Generování dokumentů

Asistent neumí jen odpovídat, ale i vyrobit soubor, který si stáhnete. Řeknete si o report, prezentaci nebo tabulku a on ji postaví z vašich dat a přiloží k odpovědi.

Nejde o export. Export vysype tabulku tak, jak je; tohle je dokument, který někdo napsal – s nadpisy, strukturou, grafy a jen tím, o co jste si řekli.

Co umí vyrobit

Formáty

Řeknete si o	Dostanete
Report, souhrn, memo	PDF k vytištění nebo poslání e-mailem.
Prezentaci, slidy	PowerPoint na poradu nebo pro klienta.
Wordový dokument, dopis, směrnici	Word, který si ještě dopíšete.
Excel, tabulku se vzorci	Excel s daty a funkčními vzorci.
Graf, přehled, dashboard, infografiku	Stránku, která se otevře v prohlížeči.
Plakát, obálku, vizuál	Grafiku jako PDF nebo obrázek.

Graf je soubor, ne odpověď v chatu. Když si řeknete o graf, vizualizaci nebo diagram, nedostanete popis ani obrázek ve zprávě, ale hotovou stránku, kterou si otevřete a uložíte.

Tabulka výš je orientační, ne nabídka k výběru. Formát si můžete říct rovnou – „jako PDF“, „do Excelu“ – nebo ho vynechat a popsat, k čemu dokument potřebujete; podle toho ho asistent zvolí. „Něco, co pověsím na nástěnku“ skončí jako plakát, „ať si v tom můžu počítat“ jako Excel.

Jak si o dokument říct

Nejdůležitější věc celého článku: asistent se na nic nedoptává. U dokumentů se neptá na formát, rozsah ani na to, co má být uvnitř – co nevyplyne ze zadání, si domyslí a rovnou staví. Vyplatí se proto říct si o všechno naráz.

Co se do zadání vyplatí dát

Pro kohoÚčel a publikum

Pro vedení, pro klienta, na nástěnku, k vytištění. Ovlivní to délku, tón i podobu.

Co v tomObsah a členění

Která data, za jaké období a v jakém pořadí. Klidně po sekcích: souhrn, tabulka, graf.

Jak s tímPodoba

Ke čtení, nebo k proklikání? K vytištění, nebo na obrazovku? V češtině, nebo anglicky?

Přepis zadání

Neúplné zadání	Doplněné zadání
Udělej mi report.	Udělej PDF report zakázek za letošní rok: souhrn nahoře, pak tabulka po měsících a graf vývoje.
Chci to v Excelu.	Dej zakázky nad 100 tisíc do Excelu, marži spočítej vzorcem, ať si to můžu přepočítat, a na konec dej součty.
Prezentaci o prodejích.	Prezentaci o prodejích za Q1 pro vedení: úvodní slide, čísla po regionech, tři největší zakázky, závěr.
Nějaký graf zakázek.	Interaktivní přehled zakázek, kde půjde filtrovat podle regionu a rozkliknout detail jednotlivé zakázky.

Zadání píšete jako jednu větu s daty i formátem. Nemusíte si nejdřív vytáhnout čísla a pak žádat dokument: asistent si data najde sám a rovnou z nich staví.

Nemusíte zůstat u toho, co znáte

Zadání se neskládá z voleb v nějakém formuláři, takže si můžete říct i o věci, které v žádné nabídce nenajdete. Pár příkladů, které fungují:

• „Přehled, ve kterém si přepnu mezi měsíci a rozkliknu detail zakázky.“ Interaktivitu si vyžádejte slovy jako interaktivní, filterovatelný nebo klikací detail; bez nich vzniká stránka ke čtení.
• „Excel, kde budou marže spočítané vzorcem, ne natvrdo číslem.“ Vzorce zůstanou živé, takže si čísla přepočítáte po vlastních úpravách.
• „Prezentace, kde je na každém slidu jedno číslo a jeden graf.“ Členění dokumentu popíšete stejně volně jako jeho obsah.
• „Report anglicky, ať ho můžu poslat kolegům do zahraničí.“ Jazyk dokumentu je součástí zadání, včetně patičky.
• „Plakát na nástěnku ve firemních barvách, hlavně ať je čitelný z dálky.“ U plakátu si můžete říct i o vzhled, protože se jako jediný formát nedrží vzhledu DATIFY.

A když si nejste jistí, jak má výsledek vypadat, popište situaci, ve které ho použijete. To bývá lepší zadání než seznam požadavků.

Chcete-li dokumentů víc, řekněte si o ně naráz – „dej mi to jako PDF i jako prezentaci". Když má druhý vypadat jako první, vyžádejte si je radši po sobě; postavené naráz se designem trefit nemusí.

Odkud bere data

Data si asistent najde ve vašich tabulkách sám a dokument staví až z nich. Vychází ze stejného hledání jako odpověď, kterou vám napíše do chatu, takže si čísla v dokumentu a ve zprávě odpovídají.

Počítejte s tím, že v dokumentu bývá víc sloupců než v chatu. Tabulka ve zprávě je schválně zkrácená, ať se dá číst; do Excelu nebo PDF jde plná šířka dat.

Samotný soubor pak skládá oddělená část asistenta, která pracuje jen s připravenými daty a do vašich tabulek nevidí. Generování je díky tomu bezpečná operace: jediné, co z něj vzejde, je nový soubor.

Jak to vypadá

Výsledek najdete mezi Soubory u odpovědi, kde si ho otevřete i stáhnete – popisuje to Výsledky a změny.

Dokumenty drží vzhled DATIFY – firemní modrou a čistou typografii – aniž byste o to museli žádat. U prezentací a PDF navíc DATIFY před odevzdáním kontroluje geometrii: že se text nepřekrývá, neuteče ze stránky a drží okraje. Dokument s vadným rozvržením se k vám nedostane.

Každý vygenerovaný soubor nese v patičce Vytvořeno pomocí DATIFY AI, ve stejném jazyce jako dokument. Patří k výstupu natrvalo.

Když si o opravu řeknete, asistent přepíše tentýž soubor. Nevznikne druhý; ve frontě souborů zůstane jeden, aktuální.

Čeho si všimnete u jednotlivých formátů

Excel. Vzorce jsou zapsané správně, ale spočítají se až při otevření souboru. V Excelu ani v Numbers to nepoznáte. V rychlém náhledu – třeba v příloze e-mailu na mobilu – můžou být místo součtů prázdná políčka. Nejde o chybu; otevřete soubor a čísla naskočí.

Graf a přehled. Stránka je jeden soubor a funguje offline – otevřete ji i bez internetu a vypadá stejně. Bez vyžádané interaktivity je statická, tedy k prohlížení: samotné „dashboard" nebo „vizualizace" znamená obrázek ke čtení.

Plakát a vizuál. Jediný formát, který se záměrně nedrží firemního vzhledu – plakát smí mít vlastní paletu, jinak by nebyl k ničemu. Dostanete k němu i druhý soubor s popisem použitého designu, takže se nelekněte, že jsou ve frontě dva.

Tisk je vždycky světlý. I když si řeknete o tmavý dokument, PDF vyjde na světlém podkladu. Je to schválně, kvůli tisku.

Když to nevyjde

Asistent napíše do chatu, proč to nešlo, a soubor nevznikne. Nedostanete rozbitý dokument ke stažení.

Nejčastěji je to nejasným zadáním. Protože se nedoptává, pomůže napsat zadání znovu a doplnit, co chybělo: za jaké období, z které tabulky, co má být na stránce.

Související články